REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE NAYARIT
Al margen un Sello con el Escudo Nacional que dice: Estados Unidos Mexicanos.-
Poder Ejecutivo.- Nayarit.
ROBERTO SANDOVAL CASTAÑEDA, Gobernador Constitucional del Estado Libre y
Soberano de Nayarit, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 69 fracción II de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nayarit; 2º, 7º y 18 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit; y el Artículo Tercero
Transitorio de la Ley de Archivos del Estado de Nayarit, tengo a bien expedir el
Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Nayarit, al tenor de las siguientes;
C O N S I D E R A C I O N E S:
El cinco de mayo de dos mil doce, se publicó la Ley de Archivos del Estado de Nayarit, que configura las actividades relativas a la creación y resguardo de la información de orden público, con el objeto de crear mecanismos de control, así como procedimientos para implementar sistemas adecuados para la información generada en Dependencias y
Entidades que integran al Estado.
La Ley se divide en siete capítulos: Disposiciones Generales, Los Archivos, Conservación de Archivos, Sistema Estatal de Archivos, Consejo Estatal de Archivos de Nayarit, Comités
Técnicos de Archivo, e Infracciones. De las disposiciones transitorias se advierte la necesidad de proveer y regular diversos rubros que son fundamentales en materia de archivos.
La Ley establece que la práctica archivística en el Estado de Nayarit debe regular la conservación de los archivos, instrumentar técnicas para el uso adecuado de la documentación, determinar el lugar ex profeso para su guarda, conservación y disposición, así como su organización y proceso de conservación.
Todo proceso de modernización en materia archivística requiere de la incorporación de mecanismos idóneos para la conservación, control y recuperación de documentos que contienen información transitoria, de utilidad general y de interés histórico para nuestro
Estado.
El presente Reglamento establece los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las Dependencias y Entidades, así como el proceso de transferencia y baja documental. Tiene por objeto que éstos se conserven contenida en los mismos.
En la Administración de los Archivos, se comprende cualquier tipo de expediente, sea trámite, concentración, histórico o general, incluidas las nuevas tecnologías o los documentos electrónicos, así como también las áreas y las actividades que de ellas se derivan.
El Sistema Estatal de Archivos, está dotado de mecanismos de acción y coordinación necesarios, para conducir a la homogeneización, organización, modernización, conservación, preservación, protección, rescate, control y baja documental de los archivos en el Estado de Nayarit.
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El objetivo de la administración de archivos es asegurar que los documentos sirvan para el cumplimiento y sustento de las atribuciones y funciones institucionales, así como el trámite y gestión de asuntos; la transparencia de acciones, la rendición de cuentas y el acceso a la información, además de ser fuente para la investigación histórica.
En mérito de lo expuesto, tengo a bien expedir el siguiente:
REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE NAYARIT
Artículo 1. El presente instrumento tiene por objeto ordenar, coordinar, administrar y establecer los procesos de la función archivística en el Estado de Nayarit.
Artículo 2. Para efectos de este Reglamento, además de los conceptos previstos en la
Ley de Archivos del Estado de Nayarit, se entenderá por:
Consejo: Consejo Estatal de Archivos.
Expediente: Es la unidad organizada de uno o varios documentos reunidos por el área que lo produce o integra para su uso corriente durante el proceso de organización archivística, referidos al mismo tema, actividad o asunto.
Documentos electrónicos: Aquellos cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.
Ley: Ley de Archivos del Estado de Nayarit.
Reglamento: El presente Reglamento.
I.
El Poder Ejecutivo del Estado y cualquiera de sus órganos.
II.
El Poder Legislativo del Estado y cualquiera de sus órganos.
III.
El Poder Judicial del Estado y cualquiera de sus órganos.
-
El Ayuntamiento y cualquier de sus órganos.
V.
Los Órganos autónomos.
Artículo 4. Los expedientes tienen una función y objetivo dentro de la Dependencia o
Entidad en que fueron creados, por lo que una vez concluida ésta, o bien por el transcurso del tiempo, se deberán transferir al Archivo correspondiente.
La leyenda donde se determine si la información es: Pública, Reservada, o.
Confidencial. b. Nombre de la Dependencia y área de origen, de creación y/o de destino. c. Los motivos para su clasificación. d. En caso de procedencia, el término de reserva. e. De proceder, los dispositivos que funden su reserva. f. Fecha de reserva. g. Extracto del contenido de la información, protegiendo en todo momento la información confidencial y reservada. h. Lugar destinado para su archivo. i. Nombre y firma de quien formula la clasificación.
I.
Unidad Administrativa.
II.
Fondo.
III.
Sección.
-
Serie.
V.
Número de expediente, que será consecutivo dentro de la serie documental a cada uno de sus expedientes.
-
En su caso, número de expediente de origen.
-
Fecha de apertura, fecha de salida o cierre del expediente.
-
Asunto y síntesis del expediente.
-
Valores documentales.
X.
Vigencia documental.
-
Número de fojas útiles.
-
Y Los demás que determine el Consejo.
En la ceja de la portada del expediente deberá señalarse la clave de clasificación archivística.
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DE LOS ARCHIVOS DEL ESTADO DE NAYARIT
Artículo 9. Los expedientes se conservarán en los Archivos de acuerdo al ciclo vital de los documentos.
Archivo de Trámite. b. Archivo de Concentración. c. Archivo General o Histórico.
De los Archivos de Trámite y su responsable
Artículo 11. Se consideran archivos de trámite, los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas de las
Dependencias y Entidades.
Artículo 12. Los expedientes permanecerán en trámite hasta su conclusión, mientras se mantenga la causa que lo motivó.
Artículo 13. Cuando trascurran más de seis meses sin actuación alguna, se mandará provisionalmente el expediente, a criterio del área de origen, al Archivo de Concentración.
Concentración inmediatamente.
Artículo 15. La transferencia a que se refiere el artículo anterior, no deberá exceder del término improrrogable de seis meses contados a partir de la fecha en que surta efectos el auto que determine la conclusión del expediente.
Artículo 16. El responsable de los archivos de trámite será designado por el titular de la
Dependencia o Entidad de que se trate. En términos del artículo 10 de la Ley, su función será honoraria y tendrá además de las establecidas en el artículo 12 de la Ley, las siguientes funciones:
I.
Recibir de las áreas administrativas los expedientes, cotejando su contenido con los inventarios documentales de transferencia, a efecto de constatar su coincidencia, facilitando su control y consulta.
II.
Colocar los expedientes en legajos, paquetes o cajas e instalarlas en estantería para su manejo.
III.
Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de
Disposición Documental.
-
Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
V.
Autorizar el préstamo de los expedientes o documentos que están a su cargo, en los términos y condiciones que establezca el Consejo.
-
Autorizar la consulta a quienes tengan derecho a ello, en los términos de la Ley; y
-
Las demás que le determinen las disposiciones jurídicas aplicables.
De los Archivos de Concentración y su responsable
Artículo 17. Los Archivos de Concentración son áreas para el resguardo y consulta esporádica de expedientes y documentos en las Dependencias y Entidades, hasta en tanto se determina su destino final.
Artículo 18. Los expedientes transferidos al Archivo de Concentración deberán conservarse por un lapso de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la transferencia del Archivo de Trámite.
I.
Establecer la operatividad de conformidad con la normativa.
II.
Proponer al Consejo para su aprobación y difusión, las políticas en materia archivística, así como los lineamientos para la transferencia primaria y para la consulta del acervo.
III.
Informar...
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