Reglamento Interior del Archivo Municipal de Saltillo



[N. DE E. DE CONFORMIDAD CON EL TRANSITORIO SEGUNDO DEL REGLAMENTO INTERIOR DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE SALTILLO, COAHUILA DE ZARAGOZA, PUBLICADO EN EL P.O. DE 9 DE ENERO DE 2018, EL PRESENTE ORDENAMIENTO HA SIDO ABROGADO.]

REGLAMENTO INTERIOR DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE SALTILLO

ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 9 DE ENERO DE 2018 (ABROGADO).

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Coahuila, el viernes 26 de julio de 2002.

SECRETARIO DEL R. AYUNTAMIENTO

CERTIFICACION No. 0793/2002

EL C. LIC. RUBEN IGNACIO MOREIRA VALDEZ, SECRETARIO DEL R. AYUNTAMIENTO DE SALTILLO, COAHUILA.

CERTIFICA

Que en el libro de Actas de Cabildo que lleva la Secretaría de este R. Ayuntamiento se encuentra asentada el Acta de Cabildo No. 1090/13/2002, de fecha 05 de julio de 2002, la que entre otros acuerdos contiene el siguiente:

ORDEN DEL DIA

.

  1. Proyectos de los siguientes Reglamentos:.

  1. Interior del Archivo Municipal de Saltillo

.

REGLAMENTO INTERIOR DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE SALTILLO

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 59
ARTÍCULO 1 El objeto del presente reglamento es:
  1. Establecer las normas y principios para el manejo, conservación y custodia de la documentación que produce la administración pública municipal y aquellos otros documentos, fotografías, libros y objetos similares que formen o lleguen a formar parte del patrimonio del gobierno municipal; y

  2. Normar las funciones y actividades del Archivo Municipal.

ARTÍCULO 2 Para efectos administrativos y presupuestales el Archivo Municipal se encuentra adscrito a la Secretaría del Ayuntamiento y tiene como funciones:
  1. Resguardar la documentación generada por la administración pública del Municipio de Saltillo;

  2. Resguardar, proteger, conservar y difundir el archivo histórico del Municipio;

  3. Editar y difundir bibliografía relacionada con la historia y cultura del Municipio de Saltillo;

  4. Ofrecer los servicios de biblioteca, hemeroteca, fototeca y mapoteca;

  5. Promover acciones para enriquecer sus acervos históricos y culturales;

  6. Promover el conocimiento de los documentos que resguarda y conserva el Archivo Municipal; y

  7. Las demás que le sean encomendadas por las autoridades municipales.

ARTÍCULO 3 Como titular de la administración del Archivo Municipal se encontrará un Director, quien tendrá a su cargo el despacho de los asuntos que le son encomendados por este Reglamento, así como por el Cabildo, el Presidente Municipal y el Secretario del Ayuntamiento.

Para la mejor atención y desarrollo de sus funciones, el Director del Archivo Municipal podrá delegar sus facultades en los titulares de las Unidades administrativas que lo componen, salvo lo que dispongan este Reglamento y los demás ordenamientos legales aplicables.

Para el ejercicio de las funciones que le corresponden el Archivo Municipal contará con:

  1. Un Director;

  2. Un Subdirector;

  3. Las Jefaturas de Departamento que sean necesarias para el buen funcionamiento de la dependencia.

El Director podrá, en todo momento, ejercer directamente las facultades que delegue y determinará las atribuciones a que se refiere este artículo.

CAPITULO II Artículos 4 a 12

DE LOS ARCHIVOS

ARTÍCULO 4 El Archivo Municipal divide su acervo en tres secciones que corresponden a igual número de etapas y que son:
  1. Administrativa;

  2. Concentración; y

  3. Histórica.

ARTÍCULO 5 Se entiende por etapa administrativa la documentación generada por las dependencias y unidades administrativas del Municipio, entregada al final de cada gestión, y que contiene material en trámite y de uso constante

Este acervo se compone de los documentos generados por las tres administraciones municipales anteriores a la que está en funciones.

A los documentos de esta sección tendrán acceso para su consulta, los titulares de las dependencias de la administración pública municipal, lo anterior previa solicitud a la Secretaría del Ayuntamiento.

ARTÍCULO 6 La etapa de concentración comprende los documentos de los cuarenta años anteriores al archivo administrativo y tendrán acceso las mismas autoridades a que se refiere el artículo anterior.
ARTÍCULO 7 Los documentos de la Administración Pública no contenidos en las dos secciones anteriores integrarán el acervo histórico; también quedarán comprendidos en esta clasificación los documentos y materiales que hayan sido incorporados al patrimonio del Archivo Municipal y tengan un valor histórico.

Todo el público tendrá acceso, previo cumplimiento de las normas correspondientes, al material de este acervo.

ARTÍCULO 8 Las dependencias y unidades administrativas del gobierno municipal, entregarán en los últimos tres meses de su gestión la documentación generada durante el ejercicio de su función, quedando bajo su custodia los documentos que se encuentran en trámite o sean requeridos para el ejercicio de su función.

El Archivo Municipal, en coordinación con el Órgano de Control Interno, dictará los procedimientos de entrega - recepción de los documentos a resguardar.

ARTÍCULO 9 El Archivo Municipal, asignará secciones a cada dependencia o unidad administrativa, en las que mediante el sistema alfanumérico y topográfico decimal, ordenará la documentación siguiendo las normas vigentes.
ARTÍCULO 10 Las dependencias que requieran acceso a los documentos de los acervos administrativos y de concentración se (sic) deberán presentar solicitud por escrito en el formato que previamente autorice el titular del Archivo Municipal.
ARTÍCULO 11 Los documentos a que se refiere el artículo anterior tendrán que ser devueltos a los quince días hábiles posteriores a su préstamo

Quedan exceptuados aquellos que se refieren a trámites en proceso.

ARTÍCULO 12 La depuración de los archivos corresponderá a una Comisión integrada de la siguiente forma:
  1. El Director del Archivo Municipal, quien fungirá como presidente de la misma;

  2. El Presidente de la Comisión de Regidores que corresponda;

  3. El Síndico;

  4. El Director de Asuntos Jurídicos del Municipio;

  5. El Contralor Municipal.

Los documentos que, a juicio de la Comisión, deban desecharse, serán destruidos mediante el proceso que ésta estime conveniente, en presencia de por lo menos las dos terceras partes de sus integrantes. Por ningún motivo podrán sustraerse del Archivo este tipo de documentos.

En su funcionamiento la Comisión a que se refiere este artículo se ajustará a las normas y procedimientos vigentes y el Director del Archivo levantará las actas que sirvan para hacer constar las deliberaciones y decisiones que se tomen.

CAPÍTULO III Artículos 13 y 14

ACCESO A LA SALA

ARTÍCULO 13 Para acceder a la Sala de Consulta del Archivo, los usuarios deberán registrarse en el libro que se destine al efecto

Además tendrán la obligación de conocer y observar las normas que para la consulta de documentos y la estancia en el recinto señale el titular del Archivo Municipal.

ARTÍCULO 14 A la Sala de Consulta los usuarios no podrán ingresar con artículos que pongan en peligro el material de consulta o que dificulten la vigilancia a los responsables del área.
CAPÍTULO IV Artículos 15 a 19

EL TRABAJO EN LA SALA

ARTÍCULO 15 Dentro del edificio del Archivo Municipal no se podrá fumar o introducir bebidas o alimentos y en consecuencia ingerirlos.
ARTÍCULO 16 En la Sala de Consulta el usuario cuidará de no perturbar el orden ni molestar el trabajo de otros asistentes

En un lugar visible el Director del Archivo mandará fijar las reglas que considere procedentes para hacer cumplir lo que dispone este Reglamento.

ARTÍCULO 17 La Sala de Consulta contará con un responsable para orientar en la búsqueda de la información y para cuidar que se cumplan las disposiciones de este Reglamento y las que emita el Director del Archivo Municipal.
ARTÍCULO 18 Para solicitar un documento se elaborará una solicitud que contendrá por lo menos lo siguiente:
  1. Fecha de consulta;

  2. Nombre del solicitante;

  3. Domicilio;

  4. Teléfono;

  5. Documento con el que se identifica;

  6. Institución a la que pertenece;

  7. Tema de consulta;

  8. Documento de consulta;

  9. Motivo de la consulta...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR