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Reglamento de Archivo Municipal para el Municipio de Jiutepec, Morelos

 
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REGLAMENTO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA EL MUNICIPIO DE JIUTEPEC, MORELOS

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en la Tercera Sección del Periódico Oficial del Estado de Morelos, el miércoles 18 de mayo de 2011.

Al Margen Izquierdo un Sello con el Escudo Nacional que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Honorable Ayuntamiento de Jiutepec, Morelos.- Gobierno de la Ciudad 2009-2012.

  1. MIGUEL ANGEL RABADAN CALDERON, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO DE JIUTEPEC MORELOS; EN USO DE LAS FACULTADES QUE ME CONFIEREN LOS ARTICULOS 41 FRACCION I Y 63 DE LA LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MORELOS A SUS HABITANTES SABED:

EL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE JIUTEPEC, MORELOS Y EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIEREN LOS ARTICULOS 115 FRACCION II, PARRAFO SEGUNDO DE LA CONSTITUCION POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; 113 DE LA CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO DE MORELOS; 38 FRACCION III, LX, 60, 61 FRACCION VI, 62, 63 Y 64 DE LA LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MORELOS Y

CONSIDERANDO.

I. Que dentro de las atribuciones del Municipio se encuentra la expedición de instrumentos jurídicos para regular, organizar, coleccionar, clasificar, integrar y actualizar la administración de los documentos de interés público generada por las diferentes dependencias del Ayuntamiento de Jiutepec.

II. Que para cumplir con el artículo 6 de la Constitución Política del los Estados Unidos Mexicanos, artículo 2 de la Constitución del Estado Libre y Soberano de Morelos, con la Ley de Información Publica Estadística y Protección de datos Personales del Estado de Morelos y con la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, es importante regular de acuerdo a la realidad del Municipio la documentación relativa al archivo municipal.

III. Que una de las principales tareas del Gobierno Municipal actual es la de establecer las políticas para registrar y conservar los documentos generados por los servidores públicos en el desempeño de sus funciones.

IV. Que el archivo municipal responde al derecho ciudadano de tener acceso a la información relacionada con su entorno social y el desempeño administrativo, así como la garantía de que será preservado para las futuras generaciones el acontecer del presente.

V. Que es impostergable la protección del Archivo Municipal, así como establecer las bases para su mejor organización y administración.

REGLAMENTO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA EL MUNICIPIO DE JIUTEPEC, MORELOS.

TITULO PRIMEROArtículos 1 y 2

GENERALIDADES

Artículo 1

El presente Reglamento es de observancia general, orden público e interés social y tiene por objeto la protección del archivo Municipal, regular el servicio público de archivo, el archivo, autentificación y certificación de documentos, determinar su valor permanente o histórico, mejorar su organización, buscar mejores condiciones materiales, técnicas y humanas para su administración y conservación; en su caso dictaminar el destino final de la documentación generada y conservada por las dependencias y oficinas centrales del Municipio, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y contable.

Artículo 2Para Efecto del presente Reglamento, se entiende por:

I. Documentos de interés público.- Toda representación material que se genere como consecuencia de un hecho o de un acto de las dependencias y unidades del Ayuntamiento de Jiutepec; en ejercicio de sus atribuciones;

II. Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de la función pública registrada en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cinta, disco magnético, película, fotografía, etcétera) en lenguaje natural o convencional.

III. Documento de archivo: Aquel que registra un hecho o acto de autoridad, de cualquier tipo, administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de tas entidades públicas.

IV. Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para su consulta.

V. El comité: El Comité Técnico del Archivo Municipal previsto por el presente Reglamento.

VI. Expediente: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos relacionados e identificados orgánica y funcionalmente por un mismo asunto, en una entidad pública.

VII. Formato para la identificación de información clasificada: Documento que establece los valores documentales, los plazos de clasificación, la clasificación de reserva o confidencialidad y demás requisitos de conformidad con el Reglamento sobre Clasificación de la Información Pública emitido por el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística.

VIII. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del Ayuntamiento, que indica sus características fundamentales.

IX. Inventarios documentales: Instrumentos archivísticos que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización.

X. Plazo de conservación: Periodo de guarda de un archivo o documento atendiendo a su vigencia o etapa archivística.

XI. Reglamento: Reglamento de Archivo Municipal para el Municipio de Jiutepec, Morelos,

XII. Unidades administrativas: Las áreas o unidades que constituyen las distintas dependencias y entidades que integran la estructura orgánica del Ayuntamiento.

TITULO SEGUNDOArtículos 3 y 4

DE LA SECRETARIA MUNICIPAL

CAPÍTULO IArtículos 3 y 4

FACULTADES Y OBLIGACIONES

Artículo 3

El Secretario Municipal contara con el personal administrativo necesario para el buen funcionamiento del archivo municipal.

Artículo 4

El Secretario Municipal se encargara de la buena administración de las secciones de gestión o tramite, archivo histórico, archivo de transferencia o concentración; del Registro; así como de servicio al público, podrá contar con el personal administrativo necesario para el apoyo de sus funciones; además de las anteriores, tiene las siguientes funciones:

I. Conservar y custodiar los documentos, libros y expedientes del acervo, que integran todas las secciones documentales, que conforma el archivo general del Ayuntamiento;

II. Coordinarse con la unidad de información pública para la atención debida de las solicitudes de acceso y la entrega de la información requerida.

III. Desarrollar programas de conservación, restauración y seguridad para el mantenimiento físico del acervo que integra el archivo;

IV. Informar con oportunidad al Presidente Municipal sobre las actividades realizadas;

V. Formar parte del Comité Técnico;

VI. Mantener actualizado el inventario de todo lo que existe en el archivo en cuanto a documentos, expedientes, libros, mobiliario y equipo;

VII. Autorizar las solicitudes para consulta a las unidades administrativas y del público en general;

VIII. Impulsar la guarda, preservación, control, manejo, depuración y pleno aprovechamiento institucional y social del patrimonio documental del Municipio;

IX. Llevar el registro de toda la documentación que las unidades administrativas remitan a esa dependencia.

X. Asesorar a las unidades administrativas para la conservación, manejo y aprovechamiento de la documentación activa y semi-activa que se genere;

XI. Seleccionar la documentación que sea enviada al Comité Técnico para que esté determine su fin.

XII. Llevar el registro de todos los convenios, contratos, concesiones y todos los demás actos trascendentes que realiza el Ayuntamiento y los que se indican en el presente reglamento;

Las facultades y atribuciones mencionadas anteriormente son delegables a excepción de las contempladas en las fracciones I, IV, V y XII.

TITULO TERCEROArtículos 5 a 9

DE LOS SERVIDORES PUBLICOS

CAPÍTULO IArtículos 5 a 9

DE LAS OBLIGACIONES

Artículo 5

Los documentos generados por los servidores públicos en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, formarán parte del patrimonio documental del Municipio y bajo ningún concepto de circunstancias se considerarán propiedad de quien los produjo.

Artículo 6

Los documentos que los servidores públicos generen o reciban en el desempeño de su función cargo o comisión, deberán registrarse en las unidades documentales correspondientes, a efecto de garantizar el control, la propiedad y la utilidad pública de dichos documentos.

Artículo 7

Cuando un funcionario deje de desempeñar su empleo, cargo o comisión, deberá hacer entrega a quien corresponda de toda la documentación que obre en su poder, conforme a lo establecido en el presente Reglamento, sin perjuicio lo (sic) contemplado en otros ordenamientos aplicables.

Artículo 8

Todos los servidores públicos del Ayuntamiento, enviarán, al menos una vez al año al archivo municipal la documentación que se haya generado en sus respectivas dependencias. Conforme a los lineamientos que establezca el presente reglamento.

Artículo 9

La prestación del servicio del archivo municipal se realizará con la Vigilancia y Supervisión del Titular de la Secretaría Municipal, la depuración de los documentos enviados se hará con el visto bueno del área municipal remisora.

TITULO CUARTOArtículos 10 a 37

DEL ARCHIVO MUNICIPAL

CAPÍTULO IArtículos 10 a 15

DE SU ORGANIZACIÓN

Artículo 10

El archivo municipal para su mejor organización y administración, constará de cinco secciones:

a) Sección de gestión o tramite

b) Sección de archivos de transferencia y concentración;

c) Sección de archivo Histórico;

d) Sección de registro

e) Sección de atención al público.

Artículo 11

La sección de gestión o trámite es el lugar donde se recibe, registra, organiza o facilita la documentación de uso constante y se integra con documentos en trámite de las diversas unidades orgánicas.

Artículo 12

La sección de archivo de transferencia y concentración,...

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