Manual de Organización Coordinación de Protocolo
| Estado | Michoacán |
| Municipio | Zitácuaro |
- Introducción
- Antecedentes
- Marco jurídico
- Objetivo
- Misión
- Visión
- Atribuciones
- Estructura orgánica
- Organigrama
- Funciones
- INTRODUCCION
El Departamento de Protocolo constituye la base de la administración Publica Municipal y es el proceso que orienta e impulsa a la sociedad a contribuir en la consolidación Gobierno – Sociedad a través de la ejecución de acciones de apoyo de organización y logística. A través del proceso de organización, se fijan las bases de la logística y del funcionamiento de la imagen pública del sistema municipal de planeación inmediata, delimitando responsabilidades, mecanismos, instrumentos y procedimientos en materia de planeación.
El presente manual de organización, es el documento que describe brevemente las etapas de la Coordinación de Protocolo. En este se incorpora el directorio del personal que labora en la misma, el marco jurídico en el que la dirección sustenta sus actividades. Así mismo, se describen los Objetivos y atribuciones que le han sido conferidas en la Ley Orgánica Municipal y su estructura orgánica. Se concluye con una descripción de la misión, funciones y el organigrama de la Coordinación de Protocolo Municipal.
El objetivo del Manual de Organización, es el constituirse en una fuente de información sobre la estructura organizacional y las funciones de cada una de las áreas que componen la Coordinación de Protocolo Municipal, a través de cuya ejecución se da cumplimiento a las facultades que tiene encomendadas y que se especifican en su Decreto de Creación.
- ANTECEDENTES
1.- Elaborar, validar y dar seguimiento al programa de audiencias públicas del
Presidente Municipal.
2.- Promover una adecuada comunicación entre el Presidente Municipal y sus
Homólogos, así como con funcionarios públicos federales y estatales.
3.- Prever la adecuada y sistemática relación del Presidente Municipal con los
Servidores Públicos de primer nivel, así como con los representantes de los
Sectores, social y privado que permita la atención oportuna y eficaz de los asuntos que requieran la participación del Alcalde.
4.- Recibir, atender y orientar de manera ejecutiva, amable y respetuosa a la
ciudadanía y representantes de los sectores público y privado que soliciten
audiencia con el Presidente Municipal.
5.- Llevar un control y seguimiento pormenorizado de los compromisos adquiridos
por el Presidente Municipal e informar con oportunidad a los servidores Públicos
implicados en su cumplimiento.
6.- Establecer y controlar dentro de su competencia, el protocolo formal para la realización de los diferentes eventos oficiales en los que participe el Presidente
Municipal.
7.- Coordinar las invitaciones oficiales que realice el gobierno municipal para los
eventos que así lo requieran.
8.- Establecer una estrecha coordinación con la coordinación de Comunicación
Social, a efecto de proponer y convalidar el contenido de la información que sea
Publicado bajo la responsabilidad del Municipio.
9.- Coordinar las giras de trabajo que realice el Presidente Municipal en las
comunidades y delegaciones del Municipio.
- MARCO JURIDICO
- Acta de cabildo del H. Ayuntamiento de H. Zitácuaro, Michoacán.
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
- Constitución Política del Estado de Michoacán de Ocampo.
- Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo.
- Reglamento de la Administración Publica del Municipio de Zitácuaro Michoacán; en el Artículo 38.
- Bando Municipal de Zitácuaro
- OBJETIVO DE LA COORDINACION
Coordinar y supervisar todos los eventos y giras del Ejecutivo Municipal para que se realicen en tiempo y forma.
1. Efectuar los trabajos de logística para la realización de cada uno de los eventos y giras de trabajo que realiza el ejecutivo. (Sitios, rutas, tiempos, programas y maestrías de ceremonia).
2. Coordinar con las demás áreas de la Administración Municipal la realización de algún evento y gira donde pueda participar el Ejecutivo
Municipal.
3. Revisar previo a cada evento o gira del Ejecutivo Municipal las necesidades o requerimientos que habrán de utilizarse para cada uno.
- MISION
Coordinarse con las diferentes áreas que conforman la dirección de servicios públicos del H. Ayuntamiento municipal, para rescatar y acondicionar los múltiples espacios cívicos, ecológicos y públicos municipales empleados en la realización de eventos institucionales, culturales, sociales, recreativos, artísticos y políticos destacados y no destacados periódicamente en la agenda protocolaria del municipio.
- VISION
La Coordinación de Protocolo busca destacar en todas las actividades encomendadas por la C. Presidenta Municipal y propuestas de trabajo surgidas en el interior de la coordinación con el apoyo coordinado y bien organizado de las otras direcciones y coordinaciones del H. Ayuntamiento de Zitácuaro Mich.
- ATRIBUCIONES
Programar, coordinar y ejecutar los eventos y protocolo oficial, para que tanto los funcionarios locales como los invitados y funcionarios visitantes sean tratados con la cordialidad que debe caracterizar las relaciones de amistad que unen a los ayuntamientos, gobiernos u organizaciones, para así poder mantener un diálogo abierto, cordial, respetuoso y constructivo.
Capacitar al personal encargado de llevar a cabo las acciones en beneficio de ese departamento y a la vez del Presidente Municipal.
Elaborar todas aquellas normativas e instrumentos destinados a facilitar el desempeño de las funciones de cada uno de los actores que intervienen en las relaciones protocolarias con el propósito de que éstas se lleven a cabo adecuadamente en el ámbito municipal y regional.
Organización y calendarización de foros y mesas de trabajo de consulta con el Ejecutivo con los diferentes públicos.
Relación y acercamiento del Presidente Municipal con los diferentes públicos del Municipio y el Estado.
Tener presencia desde el inicio de la administración.
Coordinar junto con las distintas dependencias del Ayuntamiento involucradas, la realización de eventos donde hace acto de presencia la máxima autoridad del ejecutivo del Municipio.
Asegurar y prever la integridad del Presidente Municipal y asistentes en general, en eventos, con una coordinación pronosticada, diseño e instalación de mamparas, entarimado, Presídium, foros, etc...
Habilitación de infraestructura, mobiliario y equipo, hacia otras dependencias del Ayuntamiento, sincronizando agendas para que sean cubiertos eventos de interés de la ciudadanía; y,
Los demás asuntos que le sean encargados por el Secretario Particular.
-
ESTRUCTURA ORGANICA
-
coordinador de Protocolo
-
Jefe de departamento de Protocolo municipal
- Auxiliar Administrativo (1)
- Secretaria (2)
- auxiliares Administrativos de la logistica y giras
-
Jefe de departamento de Protocolo municipal
-
coordinador de Protocolo
- ORGANIGRAMA
- FUNCIONES
Subdirector:
Organizar y Acordar las diversas actividades y los asuntos de trabajo que programa y realiza el Presidente Municipal.
Despachar todos los asuntos que le sean encomendados por el Presidente Municipal y administrar los recursos necesarios para que funcione con eficacia.
Llevar un control de los acuerdos de los titulares de las dependencias y el C. Presidente, coordinándose con la Secretaría del H. Ayuntamiento.
Llevar un registro de todos los actos oficiales a los que asista el C. Presidente.
Supervisar y coordinar las actividades relacionadas con...
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