Ley que Regula la Administracion de Documentos Administrativos e Historicos del Estado de Sonora

LEY QUE REGULA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE SONORA

ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL BOLETÍN OFICIAL: 3 DE AGOSTO DE 2017.

Ley publicada en la Edición Especial del Boletín Oficial del Estado de Sonora, el jueves 25 de abril de 1996.

EL C. LIC. MANLIO FABIO BELTRONES RIVERA, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Sonora, a sus habitantes sabed:

Que el H. Congreso del Estado, se ha servido dirigirme la siguiente LEY:

NUMERO 167

EL CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE SONORA, EN NOMBRE DEL PUEBLO, DECRETA LA SIGUIENTE

L E Y QUE REGULA LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE SONORA

TITULO PRIMERO
DISPOSICIONES PRELIMINARES Artículos 1 a 45
CAPITULO UNICO Artículos 1 a 7

DE LAS DISPOSICIONES PRELIMINARES

ARTICULO 1o La presente Ley es de orden público e interés social, y tiene por objeto:
  1. Regular la administración de documentos administrativos e históricos de los poderes del Estado, de las Entidades de la administración pública paraestatal y de los Municipios, y

  2. Establecer las bases del Sistema Estatal de Archivos Públicos.

ARTICULO 2o Para los efectos de esta Ley, se entiende por:
  1. Administración de documentos: Los actos tendientes a planear, organizar, ejecutar, coordinar y evaluar el funcionamiento de los archivos del Sistema Estatal de Archivos Públicos; así como la recepción, organización, conservación, restauración, custodia, circulación, difusión y uso de los documentos que los integran;

  2. Documento: Escrito en papel, o material que se le asimile, que ilustra o da constancia de algo; o su testimonio reproducido y conservado por medios tecnológicos modernos;

  3. Documento Administrativo: Escrito, autorizado por instancia competente, que acredita actuaciones realizadas en el ámbito de la administración pública y en el ejercicio de funciones públicas en general;

  4. Documento Histórico: Escrito en que constan datos relevantes, susceptibles de ser empleados como tales para probar o dar evidencia de algo y que ha obtenido la declaración o el reconocimiento correspondiente;

  5. Entes Públicos: La forma genérica utilizada para designar a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; a las Entidades de la administración pública paraestatal y a los Municipios;

  6. Archivos de Trámite: Aquéllos que las dependencias y unidades administrativas de los Entes Públicos integran para el desempeño cotidiano de sus funciones;

  7. Archivos Generales: Expresión genérica para referirnos a los archivos que concentran la documentación generada y recibida por los Entes Públicos, y son: el Archivo General del Estado, el Archivo General del Congreso del Estado, el Archivo General del Poder Judicial del Estado, los Archivos Generales de las Entidades de la Administración Pública Paraestatal y los Archivos Generales de los Ayuntamientos del Estado y, en su caso, de sus Entidades.

  8. Sistema Estatal de Archivos Públicos: El conjunto de los Archivos Generales, sus leyes y reglamentos, usos y costumbres, recursos humanos y materiales y acervo en general;

  9. Archivo General del Estado: Aquel que concentra la documentación correspondiente al Poder Ejecutivo-administración pública estatal, de sus dependencias y de sus entidades;

  10. Usuario: Aquella persona que recibe el beneficio del uso temporal y controlado de los documentos que obran en los Archivos Generales; y

  11. Particular: Todo ciudadano que solicite a los archivos generales la consulta de documentos.

ARTICULO 3o Los Entes Públicos, en la administración de sus documentos administrativos e históricos, se sujetarán a lo establecido en la presente Ley y demás disposiciones que se dicten al respecto

Los Archivos Generales de Notarías y del Registro Civil, se regularán por su propia normatividad, siendo esta ley, en su caso, supletoria.

ARTICULO 4o Los documentos administrativos e históricos del Sistema Estatal de Archivos Públicos son bienes muebles del dominio público del Estado y los Municipios inalienables e imprescriptibles y su régimen jurídico estará regulado, en lo que corresponda, por la Ley de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora, por la Ley Orgánica de Administración Municipal y por el presente ordenamiento.

Los archivos generales, por su naturaleza e importancia, deberán ubicarse de preferencia en locales autónomos, para su mejor guarda, conservación y consulta.

ARTICULO 5o Los servidores públicos, al término del desempeño de su cargo, harán entrega, a quien corresponda, de toda la documentación oficial que se encuentre en su poder, atendiendo a las disposiciones legales establecidas.
ARTICULO 6o En caso de pérdida, deterioro o destrucción de un documento, integrado al Sistema Estatal de Archivos Públicos, el servidor público responsable de su custodia y conservación, informará inmediatamente a su superior jerárquico tal situación, a fin de que se tomen las medidas necesarias para proceder a su recuperación, restauración o reconstrucción, si ello fuere posible.

En caso de robo, la autoridad responsable de la custodia del archivo respectivo, deberá denunciarlo inmediatamente a las autoridades competentes, para que se realice la investigación correspondiente.

ARTICULO 7o

Los documentos administrativos que formen parte del Sistema Estatal de Archivos Públicos, serán conservados conforme a los criterios de valoración documental que se establezcan en el reglamento correspondiente, con excepción de la documentación contable, que se conservará el tiempo que dispongan las normas relativas al presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto público estatal, u otras aplicables.

Ningún documento, comprendido en el señalamiento anterior, podrá ser destruido o enajenado, salvo que, por escrito, lo determine la autoridad facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley y demás disposiciones legales aplicables.

TITULO SEGUNDO Artículos 8 a 21

DE LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

CAPITULO I Artículos 8 a 17

DE LA INTEGRACION Y ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTICULO 8o Todo documento que expidan o reciban los servidores públicos, en el ejercicio de sus funciones, deberá depositarse en los Archivos de Trámite correspondiente.
ARTICULO 9o El servidor público encargado de recibir la documentación para su archivo, efectuará el registro respectivo, anotando los datos que sean necesarios para su identificación e indicando el destino que deba darse a cada documento.
ARTICULO 10 Las unidades administrativas de los Entes Públicos efectuarán periódicamente una depuración de sus Archivos de Trámite, conforme a su normatividad interna, por medio de la cual seleccionarán los documentos que han de custodiarse en el Archivo General correspondiente.

Esta depuración se realizará tomando como criterios básicos las necesidades administrativas de cada Ente Público, así como el valor administrativo, legal, fiscal e histórico de cada documento.

ARTICULO 11 Para incorporar los documentos a los Archivos Generales correspondientes se elaborará previamente, por las unidades administrativas involucradas, un inventario que contenga los datos necesarios para la identificación de cada documento y la prescripción legal de vida útil de la información en ellos contenida, el cual se anexará a la documentación entregada.

Para determinar dicha prescripción, las unidades administrativas tomarán en cuenta lo dispuesto en los artículos 7o. y 10 de la presente Ley.

ARTICULO 12 Los Archivos Generales recibirán los documentos turnados por las unidades administrativas, a través de la instancia que corresponda según su propia normatividad, asignándoles una área específica para su resguardo y procederán a efectuar la catalogación y clasificación de los mismos, atendiendo a los criterios archivísticos y bibliotecológicos aplicables

En todo caso deberá haber siempre un área para los documentos administrativos y otra para los documentos históricos.

ARTICULO 13

Con base en los términos de vigencia señalados en los inventarios, los Archivos Generales seleccionarán los documentos que hayan agotado su vida administrativa útil, los cuales serán sometidos a la consideración del Archivo General del Estado para la determinación, por esta última institución, del posible valor histórico de los mismos, seleccionando así los que han de obtener la categoría de documento histórico. Esto mismo procederá con todo documento que de inmediato sea susceptible de ser declarado histórico.

Los documentos descartados en esta depuración, serán dados de baja de los registros correspondientes, y se pondrán a disposición de las autoridades competentes para los efectos procedentes.

ARTICULO 14 En el proceso de depuración de los documentos administrativos de los Archivos Generales, podrá intervenir personal del Archivo General del Estado, especializado en documentos históricos que, con rigor científico y metodológico, evaluará el carácter histórico de cada documento, apegándose a los lineamientos técnicos de la materia.
ARTICULO 15 El Archivo General del Estado, basándose en la evaluación referida en el artículo anterior, emitirá una declaración que avale la categoría histórica del documento.
ARTICULO 16 Hecha la declaratoria aludida en el artículo anterior, la conservación y custodia permanentes del documento en el caso, será obligatoria para el...

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