Ley que Regula la Administracion de Documentos Administrativos e Historicos del Estado de Sonora
LEY QUE REGULA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE SONORA
ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL BOLETÍN OFICIAL: 3 DE AGOSTO DE 2017.
Ley publicada en la Edición Especial del Boletín Oficial del Estado de Sonora, el jueves 25 de abril de 1996.
EL C. LIC. MANLIO FABIO BELTRONES RIVERA, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Sonora, a sus habitantes sabed:
Que el H. Congreso del Estado, se ha servido dirigirme la siguiente LEY:
NUMERO 167
EL CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE SONORA, EN NOMBRE DEL PUEBLO, DECRETA LA SIGUIENTE
L E Y QUE REGULA LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE SONORA
DE LAS DISPOSICIONES PRELIMINARES
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Regular la administración de documentos administrativos e históricos de los poderes del Estado, de las Entidades de la administración pública paraestatal y de los Municipios, y
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Establecer las bases del Sistema Estatal de Archivos Públicos.
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Administración de documentos: Los actos tendientes a planear, organizar, ejecutar, coordinar y evaluar el funcionamiento de los archivos del Sistema Estatal de Archivos Públicos; así como la recepción, organización, conservación, restauración, custodia, circulación, difusión y uso de los documentos que los integran;
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Documento: Escrito en papel, o material que se le asimile, que ilustra o da constancia de algo; o su testimonio reproducido y conservado por medios tecnológicos modernos;
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Documento Administrativo: Escrito, autorizado por instancia competente, que acredita actuaciones realizadas en el ámbito de la administración pública y en el ejercicio de funciones públicas en general;
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Documento Histórico: Escrito en que constan datos relevantes, susceptibles de ser empleados como tales para probar o dar evidencia de algo y que ha obtenido la declaración o el reconocimiento correspondiente;
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Entes Públicos: La forma genérica utilizada para designar a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; a las Entidades de la administración pública paraestatal y a los Municipios;
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Archivos de Trámite: Aquéllos que las dependencias y unidades administrativas de los Entes Públicos integran para el desempeño cotidiano de sus funciones;
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Archivos Generales: Expresión genérica para referirnos a los archivos que concentran la documentación generada y recibida por los Entes Públicos, y son: el Archivo General del Estado, el Archivo General del Congreso del Estado, el Archivo General del Poder Judicial del Estado, los Archivos Generales de las Entidades de la Administración Pública Paraestatal y los Archivos Generales de los Ayuntamientos del Estado y, en su caso, de sus Entidades.
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Sistema Estatal de Archivos Públicos: El conjunto de los Archivos Generales, sus leyes y reglamentos, usos y costumbres, recursos humanos y materiales y acervo en general;
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Archivo General del Estado: Aquel que concentra la documentación correspondiente al Poder Ejecutivo-administración pública estatal, de sus dependencias y de sus entidades;
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Usuario: Aquella persona que recibe el beneficio del uso temporal y controlado de los documentos que obran en los Archivos Generales; y
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Particular: Todo ciudadano que solicite a los archivos generales la consulta de documentos.
Los Archivos Generales de Notarías y del Registro Civil, se regularán por su propia normatividad, siendo esta ley, en su caso, supletoria.
Los archivos generales, por su naturaleza e importancia, deberán ubicarse de preferencia en locales autónomos, para su mejor guarda, conservación y consulta.
En caso de robo, la autoridad responsable de la custodia del archivo respectivo, deberá denunciarlo inmediatamente a las autoridades competentes, para que se realice la investigación correspondiente.
Los documentos administrativos que formen parte del Sistema Estatal de Archivos Públicos, serán conservados conforme a los criterios de valoración documental que se establezcan en el reglamento correspondiente, con excepción de la documentación contable, que se conservará el tiempo que dispongan las normas relativas al presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto público estatal, u otras aplicables.
Ningún documento, comprendido en el señalamiento anterior, podrá ser destruido o enajenado, salvo que, por escrito, lo determine la autoridad facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley y demás disposiciones legales aplicables.
DE LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
DE LA INTEGRACION Y ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Esta depuración se realizará tomando como criterios básicos las necesidades administrativas de cada Ente Público, así como el valor administrativo, legal, fiscal e histórico de cada documento.
Para determinar dicha prescripción, las unidades administrativas tomarán en cuenta lo dispuesto en los artículos 7o. y 10 de la presente Ley.
En todo caso deberá haber siempre un área para los documentos administrativos y otra para los documentos históricos.
Con base en los términos de vigencia señalados en los inventarios, los Archivos Generales seleccionarán los documentos que hayan agotado su vida administrativa útil, los cuales serán sometidos a la consideración del Archivo General del Estado para la determinación, por esta última institución, del posible valor histórico de los mismos, seleccionando así los que han de obtener la categoría de documento histórico. Esto mismo procederá con todo documento que de inmediato sea susceptible de ser declarado histórico.
Los documentos descartados en esta depuración, serán dados de baja de los registros correspondientes, y se pondrán a disposición de las autoridades competentes para los efectos procedentes.
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