Ley Numero 875 de Archivos Generales del Estado Libre y Soberano de Guerrero

LEY NUMERO 875 DE ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUERRERO

ULTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIODICO OFICIAL: 5 DE JUNIO DE 2009.

Ley publicada en el Periódico Oficial del Estado de Guerrero, el martes 30 de diciembre de 2008.

CARLOS ZEFERINO TORREBLANCA GALINDO, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Guerrero, a sus habitantes sabed

Que el H. Congreso Local, se ha servido comunicarme que,

LA QUINCUAGÉSIMA OCTAVA LEGISLATURA AL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUERRERO, EN NOMBRE DEL PUEBLO QUE REPRESENTA, Y:

C O N S I D E R A N D O.

Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en lo dispuesto en los artículos 47 fracción I de la Constitución Política local y 8 fracción I de la Ley Orgánica del Poder Legislativo en vigor, el Honorable Congreso del Estado, decreta y expide la siguiente:

LEY NÚMERO 875 DE ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUERRERO.

CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 39
ARTÍCULO 1 La presente Ley es de orden publico e interés social, tiene por objeto el ordenamiento, preservación, uniformación, estudio y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio, histórico, cultural y administrativo de las dependencias, organismos, empresas y entidades de los poderes del Estado del (sic) Guerrero y sus Municipios.
ARTÍCULO 2 El Patrimonio Documental propiedad del Estado será inalienable, intransferible e inembargable y no podrá salir del territorio del Estado excepto para fines de difusión e intercambio cultural, previa autorización del titular del sector público responsable de su custodia y bajo las garantías de seguridad y debido resguardo.
ARTÍCULO 3 Forman parte del Patrimonio Documental del Estado de Guerrero los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por la administración pública en el ejercicio de sus funciones y de las instituciones sociales o privadas coordinadas que hayan sido dictaminados como tales.
ARTÍCULO 4 Para efectos de su clasificación los documentos se dividirán en:
  1. Documentos de Tramite: Aquellos en la que se reúne la documentación recibida o generada y que estén sujetos a un proceso administrativo o de gestión.

  2. Documentos de Concentración: Aquellos en la que se reúne la documentación recibida de los archivos de trámite. Los que ya no son necesarios para un proceso administrativos o de gestión.

  3. Documentos Históricos: Aquellos que ya han pasado las etapas de trámite y de concentración y que hayan sido considerados de valor relevante para la memoria documental del Estado y que debe conservarse permanentemente.

ARTÍCULO 5 Los documentos producidos por los poderes del Estado y sus Municipios como consecuencia de su gestión, cualquiera que sea su soporte, serán propiedad de estas instituciones durante su gestión y permanencia en sus respectivos archivos.
ARTÍCULO 6 Se presume la titularidad de un documento cuando este sea firmado electrónicamente y enviado por el creador del mismo.
ARTÍCULO 7 Se tendrá libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones

Los documentos se consideraran reservados o confidenciales de acuerdo a la Ley de Acceso a la Información del Estado de Guerrero.

ARTÍCULO 8 El valor histórico de cada documento será determinado por el Sistema Estatal de Archivos del Estado de Guerrero.
CAPÍTULO SEGUNDO Artículos 9 a 26

DE SU ADMINISTRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

ARTÍCULO 9 Los poderes del Estado y sus Municipios se sujetarán, en lo que respecta a la administración de sus documentos y sus archivos, a las disposiciones de la presente Ley y de las normas que se dicten al respecto.
ARTÍCULO 10 Cada dependencia de los tres poderes del Estado de Guerrero y sus Municipios deberá contar con un archivo que se integrara con los expedientes concentrados de los asuntos concluidos, el responsable de dicho departamento o sección deberá tener el conocimiento y experiencia necesaria en la materia para su encargo.
ARTÍCULO 11 Los archivos contaran con toda clase de documentos, sean impresos en papel o electrónicos, independientemente de su formato y soporte.
ARTÍCULO 12

Los titulares de las dependencias publicas, en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas, serán responsables de que en las áreas de trabajo a su cargo, se establezcan las medidas conducentes a fin de que las acciones que se deriven de los actos o acciones destinadas a clasificar, ordenar, regular, coordinar y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos existentes en el Archivos General del Estado de Guerrero, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información.

ARTÍCULO 13 Todo documento que realicen los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones, deberá depositarse en los archivos correspondientes, en la forma y términos que señale la presente Ley y sus demás análogas.
ARTÍCULO 14 Cuando un servidor público deje de desempeñar su cargo, deberá hacer entrega de la documentación oficial que tenga bajo su responsabilidad de conformidad con las políticas y procedimientos administrativos vigentes.
ARTÍCULO 15 En los casos de extravío, pérdida, robo o destrucción de un documento, el servidor público responsable de su custodia y conservación, deberá proceder a su recuperación o reconstitución, si ello fuera posible, dando cuenta a su superior jerárquico.
ARTÍCULO 16 Los archivos estatales y municipales adoptaran para la organización de sus acervos documentales, los siguientes sistemas:
  1. Orgánica.- A la documentación que nace dentro de la administración publica de acuerdo al contexto del organismo productor sujeto a los manuales de organización administrativa.

  2. Funcional.- A la documentación que posibilita organizar los archivos de acuerdo a las funciones especificas que marcan los manuales de procedimientos, siempre y cuando se encuentren debidamente estructuradas de acuerdo a los organigramas que conforman las instituciones, emanadas de un decreto, reglamento o Ley.

  3. Orgánico-Funcional.- A aquella documentación que nace de la fusión de los elementos que se contemplan en la génesis documental de acuerdo al organismo y las funciones que se produjo.

Cada dependencia podrá emplear cualquiera de los tres sistemas de organización dependiendo de las condiciones en que se encuentren sus acervos.

ARTÍCULO 17 Los documentos de los archivos estatales de trámite tendrán vigencia de conservación por 5 años a partir de su generación.
ARTÍCULO 18 Los documentos de los archivos de concentración tendrán vigencia de conservación por 25 años después de su transferencia inventariada en los archivos de trámite.
ARTÍCULO 19 Los documentos de los archivos históricos tendrán vigencia de conservación de forma permanentemente y en resguardo, después de haber concluido los 30 años correspondientes a las etapas de trámite y de concentración, esto para la utilización de cualquier...

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