Ley de Archivos del Estado de Queretaro



[NOTA 1: EN RELACIÓN CON LA ENTRADA EN VIGOR DEL PRESENTE ORDENAMIENTO Y SUS DECRETOS DE MODIFICACIONES, SE SUGIERE CONSULTAR LOS ARTÍCULOS TRANSITORIOS CORRESPONDIENTES.]

[NOTA 2: DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO NOVENO DE LA LEY PUBLICADA EN EL P. O. DE 22 DE DICIEMBRE DE 2019, SE DEROGA LA LEY QUE CREA EL INSTITUTO DE LA FUNCIÓN REGISTRAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO Y REFORMA, ADICIONA Y DEROGA DIVERSOS ORDENAMIENTOS, PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE QUERÉTARO "LA SOMBRA DE ARTEAGA" DEL 03 DE OCTUBRE DE 2018 Y REFORMADA MEDIANTE DECRETOS PUBLICADOS EN EL MISMO ÓRGANO DE DIFUSIÓN OFICIAL EN FECHAS 19 DE DICIEMBRE DE 2018 Y 30 DE JUNIO DE 2019, EN CONSECUENCIA SE RESTITUYE ELTEXTO DE LAS DISPOSICIONES REFORMADAS POR EL DE LA REFORMA INMEDIATA ANTERIOR AL 3 DE OCTUBRE DE 2018.]

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE QUERÉTARO

ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 22 DE DICIEMBRE DE 2019.

Ley publicada en el Periódico Oficial del Estado de Querétaro, el viernes 24 de julio de 2009

LIC. FRANCISCO GARRIDO PATRÓN, Gobernador Constitucional del Estado de Querétaro, a los habitantes del mismo, sabed que:

LA QUINCUAGÉSIMA QUINTA LEGISLATURA DEL ESTADO DE QUERÉTARO, EN EJERCICIO DE LA FACULTAD QUE LE CONFIERE EL ARTÍCULO 17 FRACCIÓN II DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE QUERÉTARO Y 81 DE LA LEY ORGÁNICA DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE QUERÉTARO, Y

CONSIDERANDO

  1. Que la elaboración de normas jurídicas es un ejercicio que debe asumirse con gran sentido de responsabilidad social, por las implicaciones que tiene en los distintos órdenes de la convivencia cotidiana.

  2. Que para la creación y adecuación de leyes, intervienen una serie de factores de diversa índole y siempre bajo una evolución y dinámica constante, que debe atender a las condiciones sociales, culturales y políticas entre otras.

  3. Que la Legislatura del Estado, dentro de ese dinamismo y actualización de la norma, aprobó con fecha 11 de marzo de 2008, replantear el contenido de la ley fundamental que es su Constitución y, en un ejercicio de responsabilidad y análisis legislativo, se da a la tarea de generar un nuevo marco legal secundario que resulte adecuado y aplicable a las condiciones que la sociedad reclama.

  4. Que una de las tareas pendientes en el Estado, ha sido la construcción de un sistema jurídico de protección de los archivos públicos, lo que representa una de las piedras angulares del derecho de acceso a la información pública.

  5. Que a la fecha, existe la necesidad de conservar, inventariar y difundir el patrimonio cultural de Querétaro y hacerlo compatible.

  6. Que es un hecho reconocido, que hoy en día el país y el Estado de Querétaro han evolucionado institucionalmente, originándose nuevos organismos e infraestructuras culturales que merecen ser normados.

  7. Que la adaptación al marco estatutario del régimen jurídico del sistema estatal de archivos del Estado de Querétaro, tiene que ser en relación a su fondo más importante que es la historia antigua y moderna de Querétaro, así como su documentación administrativa, cosa que tendrá que amparar esta legislación y la actuación de los poderes del Estado, ayuntamientos y las instituciones educativas, sociales y privadas.

  8. Que la transformación del panorama archivístico de los últimos años tiene que ser progresiva a la implantación de una política queretana de patrimonio cultural, la renovación del Archivo Histórico de Querétaro, y la configuración de una administración pública transparente y democrática al servicio de los ciudadanos.

  9. Que la administración pública debe adquirir conciencia plena de la importancia de la gestión documental y la correcta organización de los archivos como elementos clave de la gestión administrativa, de los servicios que prestan a los ciudadanos y de la conservación y la utilización social del patrimonio documental.

  10. Que ha de asumirse la existencia de los archivos como un elemento impulsor de los diversos servicios culturales que se ofrecen a los ciudadanos, para lo cual debe considerarse el uso de la tecnología y la comunicación.

  11. Que la presente Ley, viene a colmar las necesidades y las demandas provenientes de diversos sectores de la sociedad, reconociendo, desde luego, las aportaciones de su predecesor inmediato, el Archivo Histórico del Estado de Querétaro.

  12. Que en este marco de referencia, se define que los archivos además de ser fuentes primarias y primordiales de información para preservar la memoria histórica de Querétaro, también constituyen la base de un sistema de gestión de los documentos y de la información de la administración pública estatal, que podrá servir como modelo para instituciones y empresas privadas.

  13. Que al ser los documentos de hoy, la base de la información del mañana, su archivo debe incidir en todos los ámbitos relacionados con ellos, desde su generación hasta que se eliminen o bien se determine su conservación permanente.

  14. Que para dar cabal cumplimiento al derecho que tiene la población de estar informada de manera continua y suficiente sobre las actividades del Estado, de contarse con un archivo administrativo que tenga, por mandato de ley, la obligación de ofrecer a quien lo solicite la documentación pública conducente.

Por lo anteriormente expuesto, la Quincuagésima Quinta Legislatura del Estado de Querétaro, expide la siguiente:

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE QUERÉTARO

Título Primero
Disposiciones generales Artículos 1 a 54
Capítulo Único Artículos 1 a 8

Naturaleza y objeto

Artículo 1

La presente Ley es de orden público y tiene por objeto normar, ordenar y coordinar la administración de los procesos de archivo, respecto de la información que se genere por los Poderes del Estado, los municipios, las entidades paraestatales y paramunicipales, los órganos constitucionales autónomos, los organismos descentralizados y los demás entes públicos y privados que, por su función o actividad, generen o resguarden documentos que deban formar parte del archivo del Estado.

Se declara de interés público la generación, organización, administración, preservación, conservación y difusión de los documentos que constituyen la memoria de la administración pública y el patrimonio histórico y cultural de la Entidad.

Artículo 2 Para los efectos de la presente Ley, se entenderá por:
  1. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por una persona física o moral o por un organismo público o privado, en el ejercicio de sus funciones o actividades;

  2. Archivo público: conjunto de documentos e información, sea cual fuere su forma y soporte material, que constituyen los archivos general, histórica (sic), de trámite o unidades de concentración previstos en esta Ley, por haberse producido en el ejercicio de la administración pública;

  3. Destino final: selección en los archivos de trámite o unidades de concentración, de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos al archivo general o histórico del Estado;

  4. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica, de un archivo de trámite a la unidad de concentración, conocido como transferencia primaria; y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico, conocido como transferencia secundaria; y

  5. Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes aplicables.

Artículo 3

Para el logro del objeto de la presente Ley, se crea el Sistema Estatal de Archivos de Querétaro, que garantizará el manejo uniforme e integral de los procesos de archivo de la información pública y el funcionamiento de las unidades archivísticas de las dependencias de los Poderes del Estado, los municipios, las entidades paraestatales y paramunicipales, los órganos constitucionales autónomos, los organismos descentralizados y los demás entes públicos y privados; así como la custodia, conservación y difusión de los documentos que dan cuenta de la historia administrativa de la administración pública.

Artículo 4

Los servidores públicos que generen, procesen, administren, archiven o resguarden documentos públicos que se encuentre (sic) en los archivos de trámite, de concentración e históricos, deberán preservar los documentos en archivos administrativos organizados y actualizados, de conformidad con las disposiciones de la presente Ley y no podrán determinar su destrucción, modificación, alteración y ocultamiento, salvo que tales actos formen parte de la función pública encomendada y estén justificados en los términos de la presente Ley.

Artículo 5 El patrimonio documental del Estado, es el acervo que da cuenta de su evolución y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del Estado.

Todo documento e información recibida y generada por los servidores públicos, en el desempeño de su cargo, forma parte del patrimonio documental del Estado y de los archivos a que se refiere esta Ley. Bajo ningún concepto se considera propiedad de quien lo produjo.

Artículo 6

Las personas físicas y morales podrán solicitar a la Dirección Estatal de Archivos, que sus archivos y documentos, por su importancia histórica y cultural, sean...

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