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Ley de Archivos del Estado de Chihuahua

 
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LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

N. DE E. DE CONFORMIDAD A LO DISPUESTO POR EL ARTÍCULO PRIMERO TRANSITORIO DE LA PRESENTE LEY ENTRARÁ EN VIGOR A LOS 180 DÍAS DESPUÉS DE LA FECHA DE SU PUBLICACIÓN EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO.

TEXTO ORIGINAL.

Ley publicada en el Folleto Anexo al Periódico Oficial del Estado de Chihuahua, el miércoles 26 de junio de 2013.

EL CIUDADANO LICENCIADO CESAR HORACIO DUARTE JÁQUEZ, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE CHIHUAHUA, A SUS HABITANTES SABED:

QUE EL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO SE HA SERVIDO EXPEDIR EL SIGUIENTE

DECRETO:

DECRETO No.

1207/2013 X P.E.

LA SEXAGÉSIMA TERCERA LEGISLATURA DEL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO DE CHIHUAHUA, REUNIDA EN SU DÉCIMO PERÍODO EXTRAORDINARIO DE SESIONES, DENTRO DEL TERCER AÑO DE EJERCICIO CONSTITUCIONAL,

DECRETA

ARTÍCULO PRIMERO

Se expide la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, para quedar redactada de la siguiente manera:

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALESArtículos 1 a 58
CAPÍTULO IArtículos 1 a 9

DEL OBJETO Y DE SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

Artículo 1

Las disposiciones contenidas en la presente Ley son de orden público e interés general y tienen por objeto regular el funcionamiento, la integración, manejo, resguardo, conservación y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública Estatal y Municipal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos de los sujetos públicos obligados conforme a esta Ley.

Artículo 2

Corresponde la aplicación de la presente Ley al Archivo General del Estado y a su Coordinación Estatal de Archivos.

Artículo 3Para efectos de esta Ley, son sujetos obligados:
  1. El Poder Ejecutivo del Estado.

  2. El Poder Judicial del Estado.

  3. El Poder Legislativo del Estado.

  4. Los Ayuntamientos o Concejos Municipales y la Administración Pública Municipal.

  5. Organismos Descentralizados y Desconcentrados de la Administración Pública Estatal y Municipal, Empresas de Participación Estatal y Municipal y Fideicomisos Públicos.

  6. Organismos Públicos Autónomos del Estado.

  7. Instituciones Públicas de Educación Superior en el Estado de Chihuahua.

Artículo 4Para los efectos de esta Ley, se entiende por:
  1. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos.

  2. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su aplicación.

  3. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos, en el ejercicio de sus atribuciones, por los sujetos obligados, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para el estudio de la historia e investigación.

  4. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades del Estado y que permanecen en él hasta su destino final.

  5. Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa.

  6. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

  7. Archivo General del Estado: Órgano dependiente de la Secretaría General de Gobierno y encargado de custodiar y administrar todo el sistema archivístico del Estado y sus Municipios.

  8. Baja documental o depuración: Es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales, fiscales o contables, y que no posea valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo.

  9. Clasificación archivística: Es el proceso mediante el cual se identifican, agrupan, sistematizan y codifican los expedientes, de acuerdo con su origen estructural y funcional.

  10. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático de archivos, elaborado por la Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos y aprobado por la Dirección de Archivos de cada sujeto obligado, en el que se establecen, en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación, ya sea reservada o confidencial, y su destino final.

  11. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos, medidas y acciones destinados a la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo y a garantizar su conservación; mediante la implementación de programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas, tales como: ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres y demás que se consideren pertinentes.

  12. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental.

  13. Descripción archivística: Es el registro sistematizado de la información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido.

  14. Destino: Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de estos.

  15. Dirección de Archivos: Órgano de cada sujeto obligado, encargado de operar el sistema archivístico correspondiente.

  16. Disposición documental: Es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, dando lugar a la selección de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuración de los que no tienen valor secundario o histórico.

  17. Documento: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados.

  18. Documento electrónico: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

  19. Expediente: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental.

  20. Fondo: Conjunto de documentos, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por un sujeto obligado o ente privado en el transcurso de sus actividades, con cuyo nombre se identifica.

  21. Gestión Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y eficacia.

  22. Información: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título.

  23. Información Reservada: La información restringida al acceso público de manera temporal.

  24. Instrumentos de control archivísticos: Son los que permiten la ejecución de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo.

  25. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental.

  26. Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de gestión y trámite, de concentración e histórico.

  27. Patrimonio documental: Lo constituye todo archivo de trámite, de concentración e histórico, producido, recibido o reunido por los sujetos obligados, en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

  28. Procesos archivísticos: Son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el sujeto obligado le da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación definitiva por no contener valores secundarios.

  29. Red: La Red de Archivos del Estado de Chihuahua.

  30. Sección: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del sujeto obligado que lo origina y, cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente.

  31. Serie: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos o acumulados y utilizados en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una misma materia o asunto.

  32. Sujeto Obligado: Los entes públicos que se señalan en el artículo 3 de la presente Ley.

  33. Sistema: El Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados.

  34. Transferencia:...

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