Aviso por el que se da a conocer el Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social de la Ciudad de México

22 GACETA OFICIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO 31 de Julio de 2017

Lic. Julieta González Méndez, Directora General de Administración en la Secretaría de Desarrollo Social de la Ciudad de México y Presidenta del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social de la Ciudad de México, con fundamento en el artículo 3º fracción I de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, en el artículo 101 G, fracción XIV del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y el numeral 8.4.13 de la Circular Uno 201 5 "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, de Apoyo Técnico-Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de septiembre de 2015; y en cumplimiento del acuerdo número 04/II.S.E./2017 emitido el día 15 de junio de 2017 en la segunda sesión extraordinaria de 2017 del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social de la Ciudad de México, se hace del conocimiento para los efectos legales el siguiente:

AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO.

REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL (COTECIAD-SEDESO)

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 8
ARTÍCULO 1° El presente ordenamiento es de observancia general y obligatoria para todas las áreas de la Secretaría de Desarrollo Social, y tiene por objeto establecer las normas que regulen el funcionamiento y la operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos para el correcto ejercicio de sus funciones.

ARTÍCULO 2°.- El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social, es el Órgano Colegiado del Sistema Institucional de Archivos, encargado de la instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos.

ARTÍCULO 3°.- La interpretación y aplicación del presente Reglamento se hará de conformidad con lo establecido en el Capítulo III de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal en lo dispuesto en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos de la Ciudad de México.

ARTÍCULO 4°.- Los casos no previstos en el presente Reglamento de Operación, serán resueltos por acuerdo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social.

ARTÍCULO 5°.- Para efectos del presente Reglamento de Operación, se entenderá por:

I. REGLAMENTO.- El Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo Social del Gobierno de la Ciudad de México.

II. SEDESO.- La Secretaría de Desarrollo Social.

III. COTECIAD.- El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.

IV. UT.- Unidad de Transparencia.

V. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.- Conjunto de personas, técnicas y tecnologías archivísticas que formalizan las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada una de las fases del ciclo vital del documento.

VI. UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS.- Encargada de establecer el procedimiento para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transparencia y selección de los documentos manejados en todas las instancias de la Secretaría de Desarrollo Social y así mismo, beneficiar la regulación de la creación y uso de la documentación oficial.

VII. ASESORES.- Personas especializadas en temas específicos encargados de brindar recomendaciones y opiniones al Comité ante determinadas circunstancias, situaciones o en cualquier caso que tenga que ver con temas de archivística.

VIII. DOCUMENTO DE APOYO.- Son aquéllos documentos que sirven de ayuda a la gestión administrativa y de control para los asuntos relacionados a la archivística.

IX. GRUPO DE APOYO.- Grupo de personas que se reúnen para solucionar, asesorar o tratar asuntos relacionados con la archivística.

X. ÁREAS DE APOYO.- Parte de cada una de las áreas de las unidades administrativas que se dedican a la archivística y que están capacitadas para poder definir y tomar opiniones en materia de los temas de archivo.

XI. CGMA.- Coordinación General de Modernización Administrativa.

XII. DGRMSG.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

CAPÍTULO II

OBJETIVO Y FUNCIONES

ARTÍCULO 6° El COTECIAD tendrá como objetivo contribuir al fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos de la SEDESO.

ARTÍCULO 7°.- Para el logro de su objetivo, el COTECIAD tendrá las siguientes funciones:

I. Constituirse en el Órgano Técnico Consultivo, de Instrumentación y Retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos al interior de la SEDESO.

II. Apoyar en la realización de valoraciones documentales que guardan los archivos de la SEDESO.

III. Favorecer entre sus miembros el desarrollo de medidas y acciones permanentes tendientes a concertar y coordinar la creación e integración normativa del Sistema Institucional de Archivos de la SEDESO.

IV. Propiciar la participación activa de sus miembros en eventos técnicos.

V. Participar en la elaboración y revisión del Reglamento y el Programa Anual de Trabajo del COTECIAD.

VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico de conformidad con la normatividad en materia archivística.

VII. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos de la Ciudad de México y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;

VIII. Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo;

IX. Emitir su Manual Específico de Operación, remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro, así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y el Informe de su cumplimiento, el cual deberá enviarse también a la DGRMSG dentro de los primeros treinta días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.

CAPÍTULO III

DE LA INTEGRACIÓN

ARTÍCULO 8° El COTECIAD se integrará con los y las Titulares de las Áreas de la SEDESO, que manejen o tengan a su cargo archivo.

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Contará para su cabal funcionamiento además del presente instrumento, con un Programa Anual de Trabajo, mismo que los propios miembros del COTECIAD integrarán con una periodicidad anual.

ARTÍCULO 9°.- El COTECIAD se integrará con las siguientes figuras:

Una Presidencia, a cargo de la Dirección General de Administración en la SEDESO, el cual contará con un suplente que será el Secretario Técnico.

Una Secretaría Ejecutiva, a cargo de la Dirección de Información Pública.

Una Secretaría Técnica, a cargo del Titular de la Unidad Coordinadora de Archivos, representada por la Subdirección de Servicios Generales.

Vocales, que estarán representados por las o los responsables de las áreas.

  1. Secretaría Particular del Secretario de Desarrollo Social;

  2. Subsecretaría de Participación Ciudadana;

  3. Dirección General del Instituto de Asistencia e Integración Social del Distrito Federal;

  4. Dirección General del Instituto para la Atención de los Adultos Mayores en el Distrito Federal;

  5. Dirección General de Igualdad y Diversidad Social;

  6. Dirección General de Coordinación de Programas Federales;

  7. Dirección de Logística y Eventos;

  8. Dirección de Planeación y Comunicación;

  9. Asesor de la Secretaría de Desarrollo Social;

  10. Subdirección de Recursos Humanos (como representante de la Dirección General de Administración);

  11. Subdirección de Control de Gestión;

  12. Subdirección de Consulta y Legislación (como representante de la Dirección Jurídica);

  13. Jefatura de Unidad Departamental de Protección Civil, y

  14. Líder Coordinador de Proyectos y CORAC. Representantes:

  15. Dirección Jurídica.

  16. Contraloría Interna.

  17. Jefatura de Unidad Departamental de Enlace de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

  18. Subdirección de Recursos Financieros. Asesores:

  19. Representante de la Oficialía Mayor.

  20. Representante de la Dirección de Información Pública; como responsable de Datos Personales.

  21. Institución especializada pública o privada que determine la afectación que tienen los documentos (en caso de ser necesario).

    ARTÍCULO 10°.- Las sesiones del COTECIAD deberán contar con la asistencia de:

  22. La o el Presidente del COTECIAD o suplente.

  23. La o el Secretario Ejecutivo.

  24. La o el Secretario Técnico.

  25. Las o los vocales

    CAPÍTULO IV

    DE LAS ATRIBUCIONES Y EL FUNCIONAMIENTO ARTÍCULO 11°.- El Presidente del COTECIAD tendrá a su cargo las siguientes funciones:

    I. Presidir las sesiones del Comité, con derecho a voz y a voto; y en caso de ser necesario a ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones.

    II. Representar al COTECIAD en los eventos y gestiones oficiales de este Órgano Colegiado.

    III. Convocar y aprobar los términos de las convocatorias a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesiones extraordinarias.

    IV. Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité.

    V. Analizar y autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y...

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