Aviso por el que se da a conocer el Marco Normativo del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México

AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS DE LA CIUDAD DE MÉXICO.

HEDILBERTO CHÁVEZ GERÓNIMO, Director General de Administración en la Secretaría de Finanzas, con fundamento en los artículos 10, 12, 13, 15, 19, 22, 23, 33, 37, 49, 52, 53 y 54 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; a los numerales 8.4.3, 8.4.5, 8.4.11, 8.4.12, 8.4.15, 8.5.9, 8.5.10, 8.5.12, 8.6.2, 8.6.6, 8.6.9, 8.13 y 8.14.1 de la Circular Uno 2015 de la Oficialía Mayor, y los artículos Sexto, fracción II, Séptimo, Octavo, Noveno y Segundo Transitorio de los Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos generado por el Sistema Nacional de Transparencia, he tenido a bien emitir el siguiente:

AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS DE LA CIUDAD DE MÉXICO.

ÚNICO.- Dar a conocer el Marco Normativo del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México.

TRANSITORIO

ÚNICO.- Publíquese el presente Marco Normativo, aprobado por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en la Secretaría de Finanzas en el marco de la Cuarta Sesión Ordinaria 2017, en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México.

Ciudad de México, a 17 de enero de 2018.

EL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

(Firma)

HEDILBERTO CHÁVEZ GERÓNIMO

104 GACETA OFICIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO 19 de Febrero de 2018

MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

A efecto de dar cumplimiento al Punto I del Programa Institucional de Archivos (PIDA 2017) de la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México, aprobado por unanimidad por el Comité Técnico Interno de Documentos durante la Primera Sesión Ordinaria 2017, así como a los artículos 10, 12, 13, 15, 19, 22, 23, 33, 37, 49 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; a los numerales

8.4.3, 8.4.5, 8.4.11, 8.4.12, 8.4.15, 8.5.10, 8.6.2 y 8.14.1 de la Circular Uno 2015 de la Oficialía Mayor, y los artículos Sexto, fracción II, Séptimo, Octavo, Noveno y Segundo Transitorio de los Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos generado por el Sistema Nacional de Transparencia, se presenta el Marco Normativo del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México.

OBJETIVO GENERAL

Integrar las regulaciones, procedimientos, pautas y requisitos para una adecuada organización documental de conformidad con el ciclo vital de los documentos en apego a este marco normativo de observancia general para el personal de la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México.

GLOSARIO DE TERMINOS

Accesible: El atributo de un documento cuando puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado;

Archivo: El conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

Archivo de concentración: La unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental;

Archivo histórico: La unidad responsable de la administración de los documentos de conservación permanente y que son fuente de acceso público;

Archivo de trámite: La unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria;

Autenticidad: La característica del documento cuando puede probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento que se declara;

Baja documental: La eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos;

Catálogo de disposición documental: El registro general y sistemático que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental;

Ciclo vital del documento: Las etapas de los documentos desde su producción o recepción hasta su baja o transferencia a un archivo histórico;

Clasificación archivística: Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

Clasificación de la información: El proceso mediante el cual el sujeto obligado determina que la información en su poder está en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

Conservación: El conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos de archivo, sin alterar su contenido;

Consulta de documentos: Las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;

Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

Custodia: El procedimiento de la gestión documental que implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de salvaguardar con garantías técnicas y legales los documentos;

Disposición documental: La selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar la baja documental o transferirlos;

Documentos de archivo: El registro material que da testimonio de la actividad del sujeto obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su soporte;

DGA: Dirección General de Administración en la Secretaría de Finanzas de la Ciudad de México;

Fiabilidad: La característica del documento cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades;

Fondo: El conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último;

Gestión documental: El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de recepción, producción, organización, acceso y consulta, conservación, valoración y disposición documental;

Guía Simple de archivo: El esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales, de conformidad con el Cuadro general de clasificación archivística;

Integridad: El carácter de un documento de archivo que es completo y veraz y refleja con exactitud la información contenida;

Inventarios documentales: Los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);

Legible: El documento que se puede visualizar y leer con claridad y facilidad, atendiendo a su adecuada resolución digital;

Ley: Ley de Archivos del Distrito Federal.

Organización: Las actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos institucionales como parte integral de los procesos archivísticos;

Plazo de conservación: El periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

Plazo de reserva: El periodo por el cual los sujetos obligados, conforme a la normatividad aplicable, clasifican la información como reservada mientras subsisten las causas que dieron origen a dicha clasificación;

Procedencia: Conservar el orden original de cada grupo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

Recepción: Las actividades de verificación y control que la Institución debe realizar para la admisión de documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. (foliado, sellos de tiempo, registro de documentos);

SAOP: Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes;

Sección: Las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

Serie: La división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, y que versan sobre una materia o asunto específico;

Soportes documentales: Los medios en los cuales se contiene y produce información, además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;

Sujetos obligados: Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, agrupaciones políticas, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en los ámbitos Federal, de las Entidades Federativas y Municipal;

Trámite: El curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función...

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