Acuerdo por el que se hace del conocimiento al público en general el Manual Específico de Operación Archivística del Instituto Técnico de Formación Policial con número de registro MEO-21/310317-OD-SSPDF-ITFP-2/160115
GOBIERNO DE LA CIUDAD DE MÉXICO SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DE LA CIUDAD DE MÉXICO INSTITUTO TÉCNICO DE FORMACIÓN POLICIAL
ACUERDO POR EL QUE SE HACE DEL CONOCIMIENTO AL PÚBLICO EN GENERAL EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL INSTITUTO TÉCNICO DE FORMACIÓN POLICIAL CON NÚMERO DE REGISTRO MEO-21/310317-OD-SSPDF-ITFP-2/160115.
La Segundo Superintendente Mtra. Irene Quinto Montenegro, Directora General del Instituto Técnico de Formación Policial, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 2 primer párrafo, 3 fracciones I y VIII, 15 fracción X, 16 fracción IV de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 7 fracción X, 19 y Noveno Transitorio, 26 fracciones V y XVII, 37 fracciones XIV y XVIII del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; 1, 2, 3 fracción IV y 22 de la Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal; 11 y 12 de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal; 3, 5, 6, 17 y 37 del Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, y; numeral 2.4.6.7 de la Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, emitida por la Oficialía Mayor de la Ciudad de México y de conformidad con el número de registro MEO-21/310317-OD-SSPDF-ITFP-2/160115 de aprobación, por la Coordinación General de Modernización Administrativa del Gobierno de la Ciudad de México, y
CONSIDERANDO
Que todo gobierno, su administración y las personas que trabajan en ellos, deben plantearse metas que promuevan un uso óptimo de los recursos humanos, así como de los medios materiales y financieros para cumplir con sus funciones básicas y fundamentales, lo que implica, entre otras cosas, mejorar y actualizar permanentemente el funcionamiento de las estructuras organizacionales.
Que si bien las funciones y atribuciones están definidas en las normas, es necesario contar con instrumentos de orden administrativo que precisen de forma transparente las responsabilidades que corresponden a cada servidor público y los procedimientos conforme a los cuales debe conducirse para el ejercicio de sus funciones.
Que de acuerdo a lo establecido por el numeral 6.4 del ordenamiento establece la existencia en cada Dependencia, Órgano Desconcentrado y Entidad, de un Órgano Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.
Para actualizar esta instrucción, es necesaria la creación del Manual Específico de Operación Archivística del Instituto Técnico de Formación Policial, considerando que se trata de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos, para la implementación de las normas y acciones archivísticas institucionales, tendientes a la mejora integral de los archivos.
En base a lo anterior, con el objeto de dar cumplimiento a las disposiciones normativas mencionadas, se emite el presente Manual Específico de Operación Archivística del Instituto Técnico de Formación Policial a fin de homologar los procedimientos que se llevan a cabo para obtener el registro de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración Pública de la Ciudad de México, se formuló un instrumento administrativo para regular la manera de realizar su formalización, revisión, dictaminación y registro, con el fin de dar cumplimiento a los artículos 18 y 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, por lo que se emite el siguiente:
AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL INSTITUTO TECNICO DE FORMACIÓN POLICIAL CON NÚMERO DE REGISTRO MEO-21/310317-ODSSPDF-ITFP-2/160115.
CONTENIDO
I MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN II OBJETIVO GENERAL
III INTEGRACIÓN
IV ATRIBUCIONES
V FUNCIONES
28 GACETA OFICIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO 26 de Abril de 2017
VI CRITERIOS DE OPERACIÓN VII PROCEDIMIENTOS
VIII GLOSARIO
IX VALIDACIÓN DEL MANUAL
I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
LEYES
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Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de diciembre de 1998, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de enero de 2015.
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Ley de Archivos del Distrito Federal; publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 08 de octubre de 2008, última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de noviembre de 2014.
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Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 19 de diciembre de 1995, y en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 21 de diciembre de 1995, última reforma 28 de noviembre de 2014 publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
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Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 06 de mayo de 2016.
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Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1982, y su última reforma, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 2013.
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Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal; publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 03 de octubre de 2008, última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de diciembre de 2014.
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Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal
REGLAMENTOS
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Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de diciembre de 2000, y su última reforma, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 13 de abril de 2016.
CIRCULARES
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Circular Uno 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal ó Circular Uno Bis 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la Administración Pública del Distrito Federal (dependiendo el tipo de Órgano de la Administración Pública), publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de septiembre de 2015.
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Circular por medio de la cual, se racionaliza la generación y entrega de copias de conocimiento, derivadas de la actuación de los Servidores Públicos de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 01 de octubre de 2015.
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Circular para la eficiencia y racionalización al adquirir, contratar o arrendar bienes, servicios, proyectos de o con componentes de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el 29 de junio de 2016.
LINEAMIENTOS
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Lineamientos que las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, deberán observar para la integración y remisión vía electrónica de carpetas, información o documentación con relación a los órganos colegiados, comisiones o mesas de trabajo.
II. OBJETIVO GENERAL
Establecer en un solo instrumento los criterios y procedimientos que deben cumplirse por las áreas administrativas del Instituto Técnico de Formación Policial, para que se realicen la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generan, obtengan, adquiera o conserven como resultado del ejercicio de sus funciones y de esta manera regular los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos, y dar cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal y a la normatividad que en su caso emita en la materia, la Oficialía Mayor.
III. INTEGRACIÓN
Para el debido cumplimiento de sus funciones y objetivos y de conformidad con los artículos 13, 14 y 18 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, el Sistema Institucional de Archivos del Instituto Técnico de Formación Policial se integra a partir de la estructura siguiente:
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Componentes Normativos:
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La Unidad Coordinadora de Archivos, responsable de regular el Sistema para su funcionamiento estandarizado y homogéneo y
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El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), órgano técnico consultivo.
Tienen a su cargo la regulación y coordinación de la operación del Sistema.
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Componentes Operativos:
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Serán los archivos de trámite, concentración e histórico, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
Los componentes operativos se integrarán con la estructura orgánica y modalidades que resulten convenientes para el Instituto Técnico de Formación Policial, en concordancia con su normatividad interna, considerando la siguiente organización:
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Unidades generales del Instituto Técnico de Formación Policial, conformadas por:
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Unidad Central de Correspondencia o equivalente
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Unidad de Archivo de Concentración o equivalente,
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Unidad de Archivo Histórico o equivalente.
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Unidades particulares en cada área administrativa
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Unidad de Documentación en Trámite o equivalente,
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Unidad de Archivo de Trámite o equivalente.
IV. ATRIBUCIONES
Conforme al artículo 49 la Ley de Archivo del Distrito Federal se dispone que a los titulares de las Unidades de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico del Sistema Institucional de Archivos tienen las siguientes atribuciones y obligaciones:
30 GACETA OFICIAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO 26 de...
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