Reglamento de Archivo Municipal para el Municipio de Jiutepec, Morelos
REGLAMENTO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA EL MUNICIPIO DE JIUTEPEC, MORELOS
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Tercera Sección del Periódico Oficial del Estado de Morelos, el miércoles 18 de mayo de 2011.
Al Margen Izquierdo un Sello con el Escudo Nacional que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Honorable Ayuntamiento de Jiutepec, Morelos.- Gobierno de la Ciudad 2009-2012.
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MIGUEL ANGEL RABADAN CALDERON, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO DE JIUTEPEC MORELOS; EN USO DE LAS FACULTADES QUE ME CONFIEREN LOS ARTICULOS 41 FRACCION I Y 63 DE LA LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MORELOS A SUS HABITANTES SABED:
EL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE JIUTEPEC, MORELOS Y EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIEREN LOS ARTICULOS 115 FRACCION II, PARRAFO SEGUNDO DE LA CONSTITUCION POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; 113 DE LA CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO DE MORELOS; 38 FRACCION III, LX, 60, 61 FRACCION VI, 62, 63 Y 64 DE LA LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MORELOS Y
CONSIDERANDO.
I. Que dentro de las atribuciones del Municipio se encuentra la expedición de instrumentos jurídicos para regular, organizar, coleccionar, clasificar, integrar y actualizar la administración de los documentos de interés público generada por las diferentes dependencias del Ayuntamiento de Jiutepec.
II. Que para cumplir con el artículo 6 de la Constitución Política del los Estados Unidos Mexicanos, artículo 2 de la Constitución del Estado Libre y Soberano de Morelos, con la Ley de Información Publica Estadística y Protección de datos Personales del Estado de Morelos y con la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, es importante regular de acuerdo a la realidad del Municipio la documentación relativa al archivo municipal.
III. Que una de las principales tareas del Gobierno Municipal actual es la de establecer las políticas para registrar y conservar los documentos generados por los servidores públicos en el desempeño de sus funciones.
IV. Que el archivo municipal responde al derecho ciudadano de tener acceso a la información relacionada con su entorno social y el desempeño administrativo, así como la garantía de que será preservado para las futuras generaciones el acontecer del presente.
V. Que es impostergable la protección del Archivo Municipal, así como establecer las bases para su mejor organización y administración.
REGLAMENTO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA EL MUNICIPIO DE JIUTEPEC, MORELOS.
GENERALIDADES
El presente Reglamento es de observancia general, orden público e interés social y tiene por objeto la protección del archivo Municipal, regular el servicio público de archivo, el archivo, autentificación y certificación de documentos, determinar su valor permanente o histórico, mejorar su organización, buscar mejores condiciones materiales, técnicas y humanas para su administración y conservación; en su caso dictaminar el destino final de la documentación generada y conservada por las dependencias y oficinas centrales del Municipio, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y contable.
I. Documentos de interés público.- Toda representación material que se genere como consecuencia de un hecho o de un acto de las dependencias y unidades del Ayuntamiento de Jiutepec; en ejercicio de sus atribuciones;
II. Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de la función pública registrada en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cinta, disco magnético, película, fotografía, etcétera) en lenguaje natural o convencional.
III. Documento de archivo: Aquel que registra un hecho o acto de autoridad, de cualquier tipo, administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de tas entidades públicas.
IV. Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para su consulta.
V. El comité: El Comité Técnico del Archivo Municipal previsto por el presente Reglamento.
VI. Expediente: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos relacionados e identificados orgánica y funcionalmente por un mismo asunto, en una entidad pública.
VII. Formato para la identificación de información clasificada: Documento que establece los valores documentales, los plazos de clasificación, la clasificación de reserva o confidencialidad y demás requisitos de conformidad con el Reglamento sobre Clasificación de la Información Pública emitido por el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística.
VIII. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del Ayuntamiento, que indica sus características fundamentales.
IX. Inventarios documentales: Instrumentos archivísticos que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
X. Plazo de conservación: Periodo de guarda de un archivo o documento atendiendo a su vigencia o etapa archivística.
XI. Reglamento: Reglamento de Archivo Municipal para el Municipio de Jiutepec, Morelos,
XII. Unidades administrativas: Las áreas o unidades que constituyen las distintas dependencias y entidades que integran la estructura orgánica del Ayuntamiento.
DE LA SECRETARIA MUNICIPAL
FACULTADES Y OBLIGACIONES
I. Conservar y custodiar los documentos, libros y expedientes del acervo, que integran todas las secciones documentales, que conforma el archivo general del Ayuntamiento;
II. Coordinarse con la unidad de información pública para la atención debida de las solicitudes de acceso y la entrega de la información requerida.
III. Desarrollar programas de conservación, restauración y seguridad para el mantenimiento físico del acervo que integra el archivo;
IV. Informar con oportunidad al Presidente Municipal sobre las actividades realizadas;
V. Formar parte del Comité Técnico;
VI. Mantener actualizado el inventario de todo lo que existe en el archivo en cuanto a documentos, expedientes, libros, mobiliario y equipo;
VII. Autorizar las solicitudes para consulta a las unidades administrativas y del público en general;
VIII. Impulsar la guarda, preservación, control, manejo, depuración y pleno aprovechamiento institucional y social del patrimonio documental del Municipio;
IX. Llevar el registro de toda la documentación que las unidades administrativas remitan a esa dependencia.
X. Asesorar a las unidades administrativas para la conservación, manejo y aprovechamiento de la documentación activa y semi-activa que se genere;
XI. Seleccionar la documentación que sea enviada al Comité Técnico para que esté determine su fin.
XII. Llevar el registro de todos los convenios, contratos, concesiones y todos los demás actos trascendentes que realiza el Ayuntamiento y los que se indican en el presente reglamento;
Las facultades y atribuciones mencionadas anteriormente son delegables a excepción de las contempladas en las fracciones I, IV, V y XII.
DE LOS SERVIDORES PUBLICOS
DE LAS OBLIGACIONES
Conforme a los lineamientos que establezca el presente reglamento.
DEL ARCHIVO MUNICIPAL
DE SU ORGANIZACIÓN
a) Sección de gestión o tramite
b) Sección de archivos de transferencia y concentración;
c) Sección de archivo Histórico;
d) Sección de registro
e) Sección de atención al público.
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