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Reglamento del archivo municipal del ayuntamiento de Colima

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REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DEL AYUNTAMIENTO DE COLIMA

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Colima, el sábado 11 de enero de 1986.

H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL

PRESIDENCIA MUNICIPAL

COLIMA, COL.

REGLAMENTO.- del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Colima.

CARLOS VÁZQUEZ OLDENBOURG, Presidente del Municipio de Colima, a los habitantes del mismo, hago saber:

Que el H. Cabildo Constitucional de Colima me ha dirigido, para su publicación, el siguiente

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DEL AYUNTAMIENTO DE COLIMA.

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

El Archivo Municipal de Colima es el órgano central de depósito y consulta del acervo documental que ha generado y genera el Ayuntamiento de Colima.

El Archivo Municipal es un órgano dependiente de la Secretaría del Ayuntamiento, conforme a lo dispuesto por la fracción I del Artículo 62 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Colima.

El Archivo Municipal guardará, controlará, manejará, depurará y suministrará la documentación oficial que conserva y recibe, poniéndola oportunamente a disposición de los funcionarios municipales y de aquellos usuarios que quieran consultarla, sujetándose para ello a las normas previstas en este Reglamento.

Los documentos y demás acervos conservados y custodiados en el Archivo Municipal de Colima se consideran de carácter público y pertenecientes al Patrimonio Municipal, salvo las normas particulares que se refieren en las fracciones IV y VI del Artículo 12 y el 26 del presente Reglamento.

Toda dependencia del Ayuntamiento está obligada a remitir, mediante inventario y contra recibo, la documentación oficial que haya generado, así como expedientes, manuscritos, libros, folletos, ediciones, mapas, planos, fotografías, publicaciones periódicas, material audiovisual y cualquier otro objeto que, por su naturaleza, deban permanecer en el Archivo.

El Archivo Municipal podrá recibir en donación o custodia acervos documentales, bibliográficos u otros, mediante convenio entre las partes, según la fracción XXXVII del Artículo 36 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Colima.

El Archivo Municipal realizará las tareas de tipo documental que coadyuven a incrementar el acervo histórico del mismo.

Por ningún motivo podrán salir del Archivo Municipal documentos y acervos pertenecientes al Archivo Histórico, sin previo acuerdo del Ayuntamiento.

Los documentos o expedientes propiedad del Ayuntamiento no podrán ser destruidos o enajenados, sin dictamen previo sobre su valor histórico, utilidad de consulta y demás que, a juicio de la Dirección del Archivo y del Ayuntamiento, determine la conveniencia de destruirlo o enajenarlo, levantando el acta correspondiente, y según lo dispuesto en la fracción I del Artículo 41 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Colima.

El Archivo Municipal definirá lineamientos y asesorará técnicamente a las distintas dependencias del Ayuntamiento en el trámite de su documentación.

Los daños hechos a las instalaciones y acervos del Archivo Municipal, así como las acciones delictivas de quienes sustrajeren, destruyeren o dañen de cualquier otra forma los documentos, libros y otros objetos del Archivo, serán sancionados en los términos del Código Penal vigente en el Estado de Colima.

CAPÍTULO II

OBJETIVOS.

El Archivo Municipal tendrá como objetivos los siguientes:

  1. Conservar, controlar y disponer todos los documentos y expedientes, así como los manuscritos, libros, ediciones, folletos, publicaciones, periódicos, mapas, planos, fotografías, discos fonográficos, material audiovisual y cualquier otro objeto que, por su naturaleza, se refieran al Ayuntamiento y vecinos del Municipio de Colima.

  2. Adecuar el manejo, clasificación y catalogación de todos los documentos contenidos en los expedientes, mediante remisión detallada, por las distintas dependencias del Ayuntamiento, para su custodia y fácil consulta.

  3. Rescatar fondos documentales que salieron del Archivo Municipal o que en él deberían conservarse, así como adquirir nuevos acervos.

  4. Recibir en custodia acervos documentales que otras instituciones y los particulares quieran donar o depositar en el Archivo Municipal, respetando la voluntad de los mismos según convenio firmado en cada caso.

  5. Fomentar la investigación y divulgación de aspectos diversos de la historia y vida del Municipio de Colima.

  6. Compilar los documentos administrativos, jurídicos y contables que arrojen las dependencias municipales; mismos que requerirán para su consulta autorización expresa del Presidente Municipal.

CAPÍTULO III

FUNCIONES.

Serán funciones del Archivo Municipal las siguientes:

  1. Recibir, registrar y controlar los documentos que ingresen y egresen de las dependencias del Ayuntamiento.

  2. Depurar la documentación que así lo requiera de acuerdo a los estudios que se realicen para ello.

  3. Conservar y custodiar los documentos que ingresen al acervo del Archivo.

  4. Cuidar de la restauración y reproducción de los documentos, utilizando las técnicas y métodos más adecuados.

  5. Formar inventarios y catálogos de los documentos generales.

  6. Establecer normas para el préstamo y consulta del acervo.

  7. Facilitar los documentos que sean solicitados, a excepción de aquéllos que se custodian bajo régimen especial o cuando exista peligro para su integridad por manejo incorrecto.

  8. Expedir copias simples o certificadas de los documentos que conformen el Archivo Histórico a quienes lo soliciten.

  9. Promover, organizar y coordinar...

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