Aviso por el que se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. Coteciad-Fidegar
Fideicomiso Educación Garantizada del Distrito Federal
LUIS MENESES MURILLO, DIRECTOR GENERAL DEL FIDEICOMISO EDUCACIÓN GARANTIZADA DEL DISTRITO FEDERAL, con fundamento en los artículos 2°, 3° fracción IX, 6°, 43, 44, 47, 53, 54 fracción I, 61, 67, y 71 fracciones I, IV, V y XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; Artículos 13 y 14 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; 19 y Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; Contrato del Fideicomiso No. 2152-6 de fecha 21 de junio de 2007, Primer Convenio Modificatorio al Contrato del Fideicomiso de fecha 21 de diciembre del año 2007; Segundo Convenio Modificatorio al Contrato del Fideicomiso aprobado el 5 de noviembre de 2008; Tercer Convenio Modificatorio al Contrato del Fideicomiso aprobado el 27 de octubre de 2010; Cuarto Convenio Modificatorio al Contrato del Fideicomiso aprobado el 11 de julio de 2011; Numeral 7.3 de la Circular Uno "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal" vigente, así como el Acuerdo SE-03/02/14 del Pleno del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, y una vez que la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Oficialía Mayor ha registrado con el numero ME36FEG-01/14, se da a conocer el siguiente:
AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. COTECIAD-FIDEGAR.
2.- ÍNDICE
3. 2013 Presentación .
4.- Antecedentes .
5.- Marco Jurídico.
6.- Objetivo General.
7.- Integración del COTECIAD-FIDEGAR.
8.- Atribuciones del COTECIAD-FIDEGAR.
9.- Funciones de los miembros del COTECIAD-FIDEGAR.
9.1.- Del Presidente.
9.2.- De la Secretaría Ejecutiva.
9.3.- De la Secretaría Técnica.
9.4.- De los Vocales.
9.5.- De los Representantes.
10.- Políticas de Operación.
10.1.- De las sesiones.
10.2.- De la calidad de sus miembros.
10.3.-De los mecanismos de suplencia.
10.4.- Del desarrollo de la Sesión.
11.- Procedimientos.
11.1.- Establecimiento y operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) del Fideicomiso Educación Garantizada del Distrito Federal.
11.2.- Operación y control de la documentación a través de los archivos de trámite.
11.3.- Operación y control de la documentación a través del archivo de concentración.
11.4.- Trámite para las Bajas documentales del Fideicomiso Educación Garantizada del Distrito Federal.
12.- Formatos anexos.
13.- Hoja de firmas de valoración.
3.- PRESENTACIÓN.
La Oficialía Mayor, en ejercicio de sus atribuciones en materia de administración de recursos, emite la Circular Uno "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal", en la que se encuentran incluidas, entre otras, en su Numeral 7, las disposiciones referentes a la Administración de Documentos y Archivística con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administran los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades.
Dichos Instrumentos establecen la obligación de crear para las dependencias, órganos desconcentrados, delegaciones y entidades que integran la Administración Pública del Distrito Federal, por conducto de las Direcciones Generales de Administración u homólogas los sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas.
En los artículos 13 y 14 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y en el numeral 7.3 de la Circular Uno vigente se establece que en cada dependencia, órgano desconcentrado, delegación y entidad, existirá un Órgano Colegiado integrado por los funcionarios responsables de las Unidades Administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.
Para el cumplimiento a esta disposición, es necesaria la conformación de una estructura normativa que regule y prevea la creación y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD-FIDEGAR), identificado como el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos para la implementación de las normas y acciones archivísticas institucionales, tendientes a la mejora integral de los archivos.
Para dar cumplimiento a las disposiciones normativas arriba mencionadas, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso Educación Garantizada del Distrito Federal (COTECIAD-FIDEGAR).
4. ANTECEDENTES.
El artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos señala en su apartado A, Fracción V que: "2026para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y bases:
(2026)
-
Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados (2026)".
La Secretaría de Finanzas, de conformidad con el oficio SFDF/248/2007 de fecha 15 de junio de 2007, informa que el Jefe de Gobierno del Distrito Federal autorizó y dio el visto bueno para la constitución del Fideicomiso Educación Garantizada
del Distrito Federal, (FIDEGAR), mismo que fue creado mediante el Contrato de Fideicomiso número 2152-6, que celebraron la Secretaría de Finanzas, como fideicomitente del Gobierno del Distrito Federal, y como fiduciario el Banco Mercantil del Norte, S.A. Institución de Banca Múltiple, Grupo Financiero Banorte.
El FIDEGAR fue creado el 21 de junio de 2007, como un instrumento jurídico financiero para asegurar una aplicación eficiente, eficaz, equitativa y transparente de los recursos públicos que se asignen para financiar el "Programa Educación Garantizada", el "Programa de Estímulos para el Bachillerato Universal (Prepa Sí)", el "Programa de Aseguramiento Contra Accidentes" (Va seguro) y, el "Programa Niñ@s y Jóvenes Talento", mismos que otorgan beneficios aproximadamente a 200,000 alumnos de nivel medio superior y superior, así como 100,000 niños de educación básica.
Por lo que, en apego a lo estipulado en el artículo 15 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada el 8 de octubre del 2008, que establece: "Dentro de cada ente público del Distrito Federal la Unidad Coordinadora de Archivos será la responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos para su funcionamiento estandarizado y homogéneo, y el COTECIAD será su órgano técnico consultivo" y, en la Circular Uno vigente, de fecha 8 de agosto de 2012, en el Numeral 7.4.14, dispone que " las funciones del COTECIAD son:
2026.
-
Emitir su Manual Específico de Operación, remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro,(2026) ", siendo en razón de lo anterior, que se presenta El Manual Específico de Operación del COTECIAD FIDEGAR.
5. MARCO JURÍDICO.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (artículo 6),
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, última reforma 10 de febrero de 2014.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal,
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 26 de julio de 1994, última reforma del 07 de enero de 2013.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (artículo 47, fracción IV),
Publicada el 31 de diciembre de 1982, última reforma 24 de diciembre 2013.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal,
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de diciembre de 1998, última reforma 15 de enero de 2014.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Artículos 4 fracción IV, 12, 13, 23 al 28 y 51 al 56),
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de marzo de 2008, última reforma 29 de agosto de 2011.
Ley de Archivos del Distrito Federal,
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 08 de octubre de 2008,
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal,
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 03 de octubre de 2008.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal,
Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de diciembre de 2000, última reforma 30 de octubre de 2013.
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Administración Pública del Distrito Federal,
Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de noviembre de 2011.
Contrato No 2152-6 por el que se constituye el Fideicomiso Educación Garantizada del Distrito Federal, Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 21 de junio de 2007.
Último Convenio modificatorio el 01 de julio de 2011.
Manual Administrativo del Fideicomiso Educación Garantizada del Distrito Federal,
Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 13 octubre de 2010.
Circular Uno 2012, "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal",
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de agosto de 2012.
Oficio Circular suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General del Distrito Federal N° OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de agosto de 2007.
Oficio Circular del Oficial Mayor N° OM/1696/2007,
Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 10 de septiembre de 2007.
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