Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa con Número de Registro MEO-06/180615-OPAIZTAP-11/2011
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DELEGACIÓN IZTAPALAPA
CAROLINA SANTANA NIEVES, Jefa Delegacional en Iztapalapa con fundamento en los artículos 104, 105, 106 y 117 del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal; 36, 37 y 39 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 19, 120, 121, 122 y 122 BIS fracción IX y Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, lineamiento trigésimo octavo de los Lineamientos Generales para el Registro de Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración Pública del Distrito Federal y en el Registro MEO-06/180615-OPA-IZTAP-11/2011, emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Oficialía Mayor del Distrito Federal, el pasado 18 de junio de 2015; he tenido a bien expedir el siguiente:
AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA DELEGACIÓN IZTAPALAPA CON NÚMERO DE REGISTRO MEO-06/180615-OPA-IZTAP-11/2011.
Registro:
CONTENIDO
MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
OBJETIVO GENERAL
INTEGRACIÓN
ATRIBUCIONES
FUNCIONES
CRITERIOS DE OPERACIÓN
PROCEDIMIENTO(S)
GLOSARIO
VALIDACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN
MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de febrero de 1917, última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7 de julio de 2014.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 26 de julio de 1994, última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 27 de junio de 2014.
Ley de Archivos del Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 08 de octubre de 2008.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de marzo de 2008, última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 18 de Diciembre del 2014.
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 03 de octubre de 2008.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de diciembre de 1998, última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 7 de agosto de 2014.
Código Penal para el Distrito Federal. Art. 259 fracción III. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 16 Julio de 2002, última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 03 de Abril de 2012.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de diciembre de 2000, última reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 19 de noviembre de 2014. Circular Uno Bis Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la Administración Pública del Distrito Federal.
Publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de Mayo del 2014.
Oficio Circular N° OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de Agosto de 2007, suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General.
Oficio Circular N° OM/1696/2007 de Fecha 10 de Septiembre de 2007, suscrito por el Oficial Mayor
OBJETIVO GENERAL
Contar con un instrumento que permita instituir las políticas y procedimientos para reglamentar la integración, funcionamiento y procesos de operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa, con la finalidad de facilitar a los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa, el cumplimiento y observancia de las normas y disposiciones aplicables en materia de archivos de
trámite, concentración, histórico, la regulación de procedimientos de la administración, resguardo de documentos y de custodia de datos personales, así como para instituir las bases para la coordinación, organización, unificación y el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Iztapalapa, establecido este sistema, proporcionar la localización oportuna de la información y los documentos, así como garantizar su conservación y preservación.
INTEGRACIÓN
De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y el numeral 6.4.6 de la Circular Uno Bis 2014, se integrará el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa, para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones.
Presidente(a):
Director(a) General de Administración.
Secretario(a) Técnico (a):
Coordinador(a) de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Secretario(a) Ejecutivo(a):
Jefe(a) de la Unidad Departamental de Información Pública.
Vocales:
Titulares y/o representantes de las siguientes Unidades Administrativas:
De la Coordinación de Seguridad Pública
De la Dirección General de Desarrollo Delegacional
De la Dirección General de Desarrollo Social
De la Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano
De la Dirección General de Servicios Urbanos
De la Dirección General Jurídica y de Gobierno
De la Coordinación de Recursos Humanos
De la Unidad Departamental de Almacenes e Inventarios
De la Unidad Departamental de Servicios Generales
Encargado del Archivo de Concentración
De la Dirección Territorial en Aculco
De la Dirección Territorial en Cabeza de Juárez
De la Dirección Territorial en Centro
De la Dirección Territorial en Ermita Zaragoza
De la Dirección Territorial en Estrella
De la Dirección Territorial en Paraje San Juan
De la Dirección Territorial en Santa Catarina
De la Dirección Territorial en San Lorenzo Tezonco
Asesores:
Titulares y/o representantes de las siguientes áreas:
De la Contraloría Interna en la Delegación Iztapalapa
De la Dirección General Jurídica y de Gobierno
De la Coordinación de Informática
De la Coordinación de Recursos Financieros
Los titulares de área, nombraran a los funcionarios que fungirán como Vocal Titular, que serán designados de preferencia, los Líderes Coordinadores de Proyectos.
Invitados:
Funcionarios que participan en razón de su experiencia sobre los temas a tratar.
ATRIBUCIONES
Las atribuciones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa, como lo estipula la Ley de Archivos del Distrito Federal en su artículo 21 y la Circular Uno Bis 2014 en su numeral 6.4.14; son las siguientes:
Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de Instrumentación y Retroalimentación de la normatividad interna en la materia de los Archivos de la Delegación.
Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros, que favorezcan la implantación de las normas archivísticas institucionales a partir de las contenidas en este apartado, para el mejoramiento integral de los archivos del ente público.
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Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales e internacionales.
Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los sistemas documentales y de archivo, así como las necesidades internas de las áreas que los administran.
Propiciar la capacitación por medio de cursos, talleres o seminarios, dirigidos al personal encargado del manejo de los archivos
Emitir el manual específico de operación del Comité Técnico de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa, remitiéndolo a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor (DGRMSG-OM) y a la Coordinación General de Modernización Administrativa (CGMA) para su registro, así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), el cual deberá enviarse también a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales en la Oficialía Mayor, dentro de los primeros 30 días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.
Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico dentro de la Delegación, proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los archivos institucionales. Estos instrumentos normativos deberán ser aprobados por el Comité y remitirse para su registro a la DGRMSG.
Integrar los grupos de valoración y realizar los programas de valoración documental del ente público.
Homogeneizar la operación de las áreas responsables de la administración de documentos.
Emitirá Baja Documental, Dictamen de Valoración Documental, o Declaratoria de Inexistencia de Valores Primarios y Secundarios ó Detección de Valores Secundarios así como la documentación que emane de los procesos archivísticos.
Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
FUNCIONES
PRESIDENTE(A)
De conformidad con el numeral 6.4.13 de la Circular Uno Bis 2014 se establecen las siguientes funciones que realizará el presidente del Comité Técnico de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa.
Fungir como Presidente del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Iztapalapa y promover la operación regular de este órgano
En colaboración con el Secretario Técnico se integrará el Programa Anual de Trabajo y el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.
Establecer las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo.
Formular los instrumentos, procesos y métodos de control...
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