Aviso por el que se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Pública (COTECIAD), con Número de Registro ME-11001-03/14, validado por la Coordinación General de Modernización Administrativa, mediante Oficio No. OM/CGMA/1262/2014, del 30 de septiembre de 2014
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA
DR. JESÚS RODRÍGUEZ ALMEIDA, Secretario de Seguridad Pública del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 21, noveno párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 2°, 7°, 15, fracción X y párrafo segundo, 16, fracción IV y 17 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 11, párrafo tercero de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; 8°, fracción IV de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, 19 y Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, tengo a bien expedir el siguiente:
AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA (COTECIAD), CON NÚMERO DE REGISTRO ME-11001-03/14, VALIDADO POR LA COORDINACIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, MEDIANTE OFICIO NO. OM/CGMA/1262/2014, DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2014.
MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA
OFICIALÍA MAYOR
Junio 2014
ÍNDICE
-
PRESENTACIÓN
-
ANTECEDENTES
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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
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MARCO JURÍDICO
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OBJETIVO GENERAL
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INTEGRACIÓN
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ATRIBUCIONES DEL COTECIAD
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FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD
8.1 Del Presidente
8.2 Del Secretario Ejecutivo
8.3 Del Secretario Técnico
8.4 De los Vocales
8.5 De los Representantes
8.6 De los Invitados
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
9.1 De las Sesiones
9.2 De la Calidad de los Miembros
9.3 De los Mecanismos de Suplencia
9.4 Del Procedimiento de Actuación
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PROCEDIMIENTOS
10.1 Realización de Sesiones del COTECIAD.
10.2 Baja Documental.
1. PRESENTACIÓN
Con el fin de que la Secretaría de Seguridad Pública tenga un control, registro y manejo adecuado de los archivos de las áreas de esta Secretaría, así como realizar de forma transparente la transferencia de los documentos que han concluido su periodo de vigencia al archivo de concentración para su posterior baja o destino final, la Oficialía Mayor a través de la Dirección Ejecutiva de Organización y Administración Territorial en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Transparencia y la Dirección General de Mantenimiento y Servicios han elaborado el Manual Especifico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos con la aprobación del Comité en comento.
Documento administrativo que prevé la integración y funcionamiento de dicho Comité, con el propósito de contar con un Órgano Técnico Consultivo de Instrumentación y Retroalimentación de la Normatividad aplicable en materia de archivos de esta Secretaría, el cual deberá ser observado de manera obligatoria por todas las unidades administrativas y operativas que conforman esta Secretaría en el control y manejo de los archivos que cada una de ellas genere y con ello, promover y garantizar su correcta administración.
2. ANTECEDENTES
En 1988, se crea el Archivo de Concentración de la Secretaría de Seguridad Pública, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos en el Sistema de Red de Archivos, cuya organización se tuvo que actualizar con motivo de la publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal publicada el 12 de abril del 2007 y la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada el 8 de octubre del 2008.
Actualmente, los procesos de integración, manejo de documentos y expedientes, contienen disposiciones que permiten su homogenización tanto en los archivos de trámite, como los que han sido dictaminados para su transferencia al archivo de concentración.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
3.1 Para efectos del presente Manual, se entenderá por:
GDF Gobierno del Distrito Federal.
APDF Administración Pública del Distrito Federal.
COTECIAD-SSPU-2008 Número de Registro de Control Archivístico asignado al Comité Técnico
Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad
Pública del Distrito Federal.
CGMA Coordinación General de Modernización Administrativa. CONTRALORÍA Contraloría General del Distrito Federal.
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Contraloría Interna en la Secretaría de Seguridad Pública.
ÓRGANO ADMINISTRATIVO Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la
Administración Pública del Distrito Federal.
OM GDF Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.
OM SSP Oficialía Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.
DGRMSG OM GDF Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la
Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.
DGMS SSP Dirección General de Mantenimiento y Servicios de la Secretaría de
Seguridad Pública.
PIDA Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.
4. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05-II-1917.
D.O.F. 26-II-2013. (Reforma).
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal
D.O.F. 01-I-2013. (Reformas).
LEYES
Ley Federal de Archivos.
Ley de la Firma Electrónica Avanzada
Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal.
D.O.F. 19-VII-1993.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 28-III-2008.
G.O.D.F. 13-III-2014. (Reformas).
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
G.D.O.F.03-X-2008.
Ley de Archivos del Distrito Federal.
G.O.D.F. 08-X-2008.
Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal.
G.O.D.F. 04-XI 2009.
G.O.D.F. 16-V-2012. (Reformas).
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal
G.O.D.F. 29-XII-1998.
G.O.D.F. 30-V-2012. (Reformas).
Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal
G.O.D.F. 20-V-2003.
G.O.D.F. 15-VII-2011. (Reformas).
REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley de Firma Electrónica para el Distrito Federal en Actas, Procedimientos y Trámites a cargo de la Administración Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 24-XII-2010
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 25-XI-2011.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 28-XII-2000.
G.O.D.F. 23-III-2013. (Reformas).
Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 16-X-2008.
G.O.D.F. 14-X-2011. (Reformas).
ACUERDOS
Acuerdo del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal mediante el cual se aprueban los lineamientos Generales en Materia de Archivos.
G.O.D.F. 09-V-2007.
G.O.D.F. 25-VII-2007. (Modificación)
Acuerdo por el que se crea la Coordinación de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Archivo.
G.O.D.F. 20-II-2012.
CIRCULARES
Circular Uno Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 08-VIII-2012.
DOCUMENTOS NORMATIVO- ADMINISTRATIVOS
Manual Administrativo de la Secretaría de Seguridad Pública.
G.O.D.F. 30-VI-2011.
5. OBJETIVO GENERAL
Establecer los lineamientos para la integración y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Pública, para que los integrantes de dicho comité conozcan y acaten las disposiciones legales aplicables en materia de administración de archivos tanto internas como externas, conformando así un órgano interno normativo y consultivo el cual instrumente adecuada y oportunamente procedimientos, políticas y normas para regular el resguardo, localización, vigencia, custodia, baja y destino final del universo de documentos generados por cada una de las áreas adscritas a la Secretaría.
6. INTEGRACIÓN
6.1 De acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Archivos del Distrito Federal y la Circular Uno publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el día 20 de mayo del 2011 y para el debido cumplimiento de las funciones y atribuciones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) deberá estar integrado de la siguiente forma:
Servidor Público Cargo
Oficial Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública Presidente
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Director Ejecutivo de Transparencia Secretario Ejecutivo
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Jefe de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico Secretario Técnico
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Subsecretario de Operación Policial Vocal
-
Subsecretario de Control de Tránsito Vocal
-
Subsecretario de Participación Ciudadana y Prevención del
Delito Vocal
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Subsecretario de Desarrollo Institucional Vocal
-
Subsecretario de Información e Inteligencia Policial Vocal
-
Jefe del Estado Mayor Policial Vocal
-
Director General de Administración de Personal Vocal
-
Coordinadora de Control de Gestión Institucional. Vocal
-
Director Ejecutivo de Organización y Administración
Territorial Vocal
-
Director de Servicios Vocal
-
Director General de Asuntos Jurídicos Representante
-
Contralor Interno en la Secretaría de Seguridad Pública del
Distrito Federal Representante
-
Director General de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones Representante
7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD
7.1 Las atribuciones del COTECIAD son:
I. Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en la materia de Administración de los Archivos de la Secretaría de Seguridad...
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